ProRail werkt bedrijfsbreed samen in de cloud

Hoe werkt ProRail efficiënt samen met Sharepoint Online?

Samenwerken Prorail met Sharepoint

Klant.

Bij ProRail zijn 4.000 medewerkers dagelijks in de weer om de aanleg, het onderhoud, beheer en veiligheid rond het Nederlandse spoor in goede banen te leiden. Dat doet de spoorbeheerder vanuit het hoofdkantoor in Utrecht en dertien verkeersleidingsposten verspreid over het land. Zo zorgt ProRail dat de ruim 7.000 kilometer spoor en ruim 400 stations in Nederland altijd in uitstekende staat zijn. Alleen dan kunnen de verschillende vervoersmaatschappijen personen en goederen efficiënt en veilig over het spoor vervoeren. Dat vraagt om een goede digitale samenwerking en documentbeheer. Daarvoor gebruikt ProRail zowel Microsoft SharePoint 2007 als SharePoint 2010.

Vraag.

Voor ProRail is het bedrijfsbreed delen van informatie van groot belang. Daarvoor gebruikte de spoorbeheerder zowel Microsoft SharePoint 2007 als 2010 – twee platformen die niet de gewenste functionaliteit boden, zoals de centrale opslag van documenten en het eenvoudig aanmaken van aparte samenwerkingsomgevingen. Met een wildgroei aan SharePoint-sites en maatwerkcomponenten als gevolg. Dat maakte het voor ProRail-medewerkers soms lastig om de juiste versie van documenten te vinden. Genoeg redenen voor ProRail om zijn huidige te migreren naar de cloud met SharePoint Online.

Voldoen aan de archiefwet

Bij een grote organisatie als ProRail is een adequaat documentmanagement belangrijk. Het bedrijf moet bepaalde documenten opslaan en bewaren volgens de archiefwet – van het moment van aanmaken tot de vernietiging. Dat vereist een gebruiksvriendelijk systeem dat de volledige levensloop van documenten ondersteunt. De oude SharePoint-omgeving bood niet de functionaliteit en flexibiliteit om eenvoudig te voldoen aan alle voorwaarden, maar het nieuwe Microsoft SharePoint Online wel. Ook dat was een reden voor de migratie.

Oplossing.

Hoe migreren we onze omgeving naar SharePoint Online? En wel zo dat deze ons document management en record management zo goed mogelijk ondersteunt? Vanwege haar ruime ervaring op dit vlak riep ProRail de hulp van Sogeti in. Eerst structureerde Sogeti het document management samen met ProRail . Dat leidde tot een basisinrichting en de uiteindelijke ProRail Standaard Inrichting (PSI): een stevig fundament voor een toekomstvast en efficiënt SharePoint-platform. Vervolgens migreerden Sogeti en de overige projectpartners alle ProRail-data naar de nieuwe SharePoint Online-omgeving Fun2Share, brachten ze medewerkers op de hoogte van veranderingen en trainden gebruikers.

Efficiënt samenwerken

Met zijn nieuwe portal kan ProRail efficiënt samenwerken. Medewerkers kunnen samen aan documenten werken in project- of themaomgevingen. Ze krijgen hier ook een duidelijk overzicht van hun project. Fun2Share is bereikbaar vanaf elk device, thuis of op kantoor. En alle documenten zijn volgens de voorwaarden van de archiefwet en centraal opgeslagen ‒ het systeem draait immers in de cloud.

FUNctionaliteit

De naam Fun2Share is niet voor niets gekozen. Met deze nieuwe omgeving maakt ProRail het niet alleen makkelijk, maar ook leuk om informatie te delen. Hoe? Door stapsgewijs nieuwe fun-functionaliteit toe te voegen, zoals Yammer, Wiki’s, Microsoft Power BI en Office Video. Daarbij gaat ProRail niet over één nacht ijs. Sogeti en ProRail testen nieuwe tools eerst in pilots en tonen deze in roadshows. Zo weet de spoorbeheerder zeker dat medewerkers enthousiast zijn voordat een investering wordt gedaan.

Frank van der Graaf – Beleidsadviseur Bedrijfsinformatie ProRail

Door de gestandaardiseerde basis is onze SharePoint Online-omgeving een uitstekende investering in de toekomst. Grootschalige migraties zijn niet meer nodig omdat Microsoft het platform continue up to date houdt en vernieuwt.

Albert Hoitingh – SharePoint Business Consultant Sogeti

Met SharePoint Online kan iedereen binnen ProRail makkelijk samenwerken in de cloud. En wel bedrijfsbreed: dus over teams, afdelingen en locaties heen.

Benieuwd naar oplossingen voor samenwerken in de Cloud?

Bent u benieuwd naar hoe u net als ProRail met o.a. Sharepoint online ook binnen uw organisatie samen kunt werken in de cloud op een efficiënte en leuke manier? Neem dan contact met ons op. U kunt de case ook nalezen als PDF