Schils SEPA-proof met aangepast SAP-systeem

Klant.

Schils, onderdeel van de VanDrie Group, houdt zich bezig met de wereldwijde innovatieve ontwikkeling en verkoop van melkvervangers, jongdiervoeders, voedingsmiddelen en ingrediënten voor jongdiervoeding.

Schils is een van de grootste internationale producenten van jongdiervoeding van de VanDrie Group. Het bedrijf onderhoudt zijn internationale netwerk van distributeurs en eindgebruikers vanuit de (distributie)locatie in Sittard (Limburg).

Vraag.

SEPA is een must voor alle bedrijven die deelnemen aan het internationale betalingsverkeer. Per 1 februari 2014 dienen alle financiële systemen SEPA-proof te zijn.

Veel bedrijven die nog niet SEPA-proof zijn, ondervinden nu problemen omdat de meeste banken al rapporteren met IBAN-nummers (onderdeel van SEPA). Wanneer een bedrijf nog niet SEPA-proof is, treden er fouten op bij de reconciliatie van debiteurenbetalingen. Ook de doorlooptijd van crediteurenbetalingen neemt extra dagen in beslag wanneer een bedrijf geen IBAN-rekeningnummers opgeeft in het betaalbestand wat door het financieel systeem wordt gegenereerd en aan de bank wordt aangeboden. Veel bedrijven verkijken zich op de impact van SEPA. Bij het SEPA-proof maken van administratieve systemen komt meer kijken dan alleen de technische aanpassingen in de software. Denk daarbij aan het opschonen van gegevens, datamigratie, aanpassen van formulieren, aanpassen van interfaces, gebruikerstraining, autorisatie, security-aspecten en werkinstructieaanpassingen.

Oplossing.

Om een duidelijk beeld te krijgen wat de impact van SEPA op het (betalings)proces van Schils is, heeft Sogeti voorafgaand aan de opdracht een QuickScan uitgevoerd.

Deze scan bestaat uit twee onderdelen. Het eerste onderdeel omvat een serie vragen gericht op het ‘Hoe & Wat’ van de SEPA-implementatie. Deze vragen zijn gericht op het verkrijgen van (detail)informatie over (de inrichting) van SAP en het betalingsproces. Naast de procesinhoudelijke vragen zijn er ook vragen gericht op de randvoorwaarden zoals masterdata, security, formulieren en zelfgemaakte maatwerkoplossingen.

Het tweede onderdeel is een systeemscan. Deze is gericht op de hoeveelheid data waarop de implementatie van invloed is. Via deze scan krijgt Sogeti een beeld van de hoeveelheid masterdata die geconverteerd moet worden, de hoeveelheid formulieren die geconverteerd moeten etc. Het resultaat van de QuickScan wordt via een intern Sogeti-template vertaald naar het aantal te besteden uren en de formele aanbieding richting de klant.

Binnen de SEPA-implementatie zijn er drie belangrijke fases te onderscheiden:

1. het functioneel/technisch ontwerp

Tijdens het functioneel/technisch ontwerp past Sogeti het SAP-systeem aan de SEPA-eisen aan. Ontwikkelingen die hier plaats vinden, zijn onder meer het inrichten van nieuwe betaalwegen, het aanpassen van huisbanken, het inrichten van de datamigratietools en het aanpassen van het programma voor de verwerking van bankafschriften.

2. de (integrale) testing

Gedurende de SAP, SEPA, betalingsverkeer, internationaal,controleert Sogeti in samenwerking met de klant, of de gedane ontwikkelingen conform de eisen en wensen van de klant zijn. Daarnaast vinden er regressietesten plaats om te valideren of de bestaande betalingsprocessen onaangetast zijn gebleven. Een andere belangrijke test is de integrale test met de huisbank. Onder SEPA verandert namelijk de manier van communiceren met de bank doordat het bestandsformaat van de aanleverbestanden verandert naar XML-formaat. Tijdens de integrale test met de bank vindt een technische validatie van het XML-bestand plaats.

3. de datamigratie

De derde en laatste belangrijke stap van de SEPA-implementatie is de datamigratie van de productieomgeving (en eventueel de acceptatieomgeving). Tijdens deze fase migreert Sogeti de noodzakelijke masterdatacomponenten zoals crediteurenstammen, debiteurenstammen en IBAN-rekeningnummers ten behoeve van het SEPA-betalingsproces.

Roel Bastiaans (SAP Consultant, Sogeti)

“SEPA kan een behoorlijke impact hebben op betalingsprocessen en andere administratieve processen van de klant. Door een goede voorbereiding en een adequate aanpak is het gelukt SEPA succesvol te implementeren en een, voor de gebruiker, niet merkbare migratie uit te voeren.”

Lou van Ree (SAP Basis Administrator, Schils)

“De SEPA-implementatie is vlekkeloos verlopen. Bij Schils hebben we hier weinig tijd en energie aan hoeven te besteden. Er zijn na de implementatie geen issues ontstaan.”