ZGT is klaar voor SEPA

Klant.

ZGT is in 1998 ontstaan uit een fusie tussen het Twenteborg Ziekenhuis in Almelo en het Streekziekenhuis Midden-Twente in Hengelo. Beide ZGT-locaties werken nauw samen met huisartsen (de eerstelijnszorg), thuiszorgorganisaties en verpleeghuizen.

ZGT streeft naar zorg van goede kwaliteit. Goede kwaliteit van zorg is een permanente verantwoordelijkheid van alle medewerkers. Om de kwaliteit van zorgprocessen te bewaken, beheersen en verbeteren, is in 2005 een kwaliteitssysteem ontwikkeld voor de hele organisatie. Het kwaliteitssysteem op basis van SAP ondersteunt de bedrijfsvoering en zorgt dat het management niet alleen op financiën en productie, maar ook op kwaliteit kan sturen.

ZGT logo

Vraag.

SEPA is een must voor alle bedrijven die deelnemen aan het internationale betalingsverkeer. Per 1 augustus 2014 dienen alle financiële systemen SEPA-proof te zijn. Veel bedrijven die nog niet SEPA-proof zijn, ondervinden nu problemen omdat de meeste banken al rapporteren met IBAN-nummers (onderdeel van SEPA).

Wanneer een bedrijf nog niet SEPA-proof is, treden er fouten op bij de reconciliatie van debiteurenbetalingen. Ook de doorlooptijd van crediteurenbetalingen neemt extra dagen in beslag wanneer een bedrijf geen IBAN-rekeningnummers opgeeft in het betaalbestand wat door het financieel systeem wordt gegenereerd en aan de bank wordt aangeboden. Veel bedrijven verkijken zich op de impact van SEPA. Bij het SEPA-proof maken van administratieve systemen komt meer kijken dan alleen de technische aanpassingen in de software. Denk daarbij aan het opschonen van gegevens, datamigratie, aanpassen van formulieren, aanpassen van interfaces, gebruikerstraining, autorisatie, security-aspecten en werkinstructieaanpassingen.

Oplossing.

Om een duidelijk beeld te krijgen wat de impact van SEPA op het (betalings)proces van ZGT is, heeft Sogeti voorafgaand aan de opdracht een zelfontwikkelde QuickScan uitgevoerd.

Deze scan bestaat uit twee onderdelen. Het eerste onderdeel omvat een serie vragen gericht op het ‘Hoe & Wat’ van de SEPA-implementatie. Deze vragen zijn gericht op het verkrijgen van (detail)informatie over (de inrichting) van SAP en het betalingsproces. Naast de procesinhoudelijke vragen zijn er ook vragen gericht op de randvoorwaarden zoals masterdata, security, formulieren en zelfgemaakte maatwerkoplossingen.

Het tweede onderdeel is een systeemscan. Deze is gericht op de hoeveelheid data waarop de implementatie van invloed is. Via deze scan krijgt Sogeti een beeld van de hoeveelheid masterdata die geconverteerd moet worden, de hoeveelheid formulieren die geconverteerd moeten etc. Het resultaat van de QuickScan wordt via een intern Sogeti-template vertaald naar het aantal te besteden uren en de formele aanbieding richting de klant.

Binnen de SEPA-implementatie zijn drie belangrijke fases te onderscheiden; het functioneel/technisch ontwerp, de (integrale) testing en de datamigratie.

Tijdens het functioneel/technisch ontwerp past Sogeti het SAP-systeem aan de SEPA-eisen aan. Ontwikkelingen die hier plaats vinden, zijn onder meer het inrichten van nieuwe betaalwegen, het aanpassen van huisbanken, het inrichten van de datamigratietools en het aanpassen van het programma voor de verwerking van bankafschriften.

Gedurende de testfase controleert Sogeti in samenwerking met de klant of de gedane ontwikkelingen conform de eisen en wensen van de klant zijn. Daarnaast vinden er regressietesten plaats om te valideren of de bestaande betalingsprocessen onaangetast zijn gebleven. Een andere belangrijke test is de integrale test met de huisbank. Door SEPA verandert namelijk de manier van communiceren met de bank doordat het bestandsformaat van de aanleverbestanden verandert naar XML-formaat. Tijdens de integrale test met de bank vindt een technische validatie van het XML-bestand plaats.

De derde en laatste belangrijke stap van de SEPA-implementatie is de datamigratie van de productieomgeving (en eventueel de acceptatieomgeving). Tijdens deze fase migreert Sogeti de noodzakelijke masterdatacomponenten zoals crediteurenstammen, debiteurenstammen en IBAN-rekeningnummers ten behoeve van het SEPA-betalingsproces.

Henk-Jan Prast (Functioneel SAP Consultant)

“SEPA kan een behoorlijke impact hebben op de betalingsprocessen en andere administratieve processen van de klant. Door een goede voorbereiding en een adequate aanpak is het gelukt SEPA succesvol te implementeren en een, voor de gebruiker, niet merkbare migratie uit te voeren.”