Waarom jouw afdeling zo snel mogelijk van Excel rapportages zou moeten afstappen

Waarom je van Excel af moet met BI tools

Het zal ongetwijfeld herkenbaar zijn, dat wanneer managers, teamleads of projectleiders behoefte hebben aan stuurinformatie er voor de rapportages vaak een beroep gedaan wordt op Excel. En dat is jammer, want hoewel Excel nog steeds een goede analysetool is, zijn er veel nieuwe tools op de markt waarmee je sneller en eenvoudiger goede rapportages en dashboards kunt maken: de zogenaamde self-service BI tools. 

Door: Daan Oosters

Klikken en slepen

Door simpelweg te klikken en te slepen, kun je eenvoudig je eigen rapportages of dashboards maken, zonder tussenkomst van IT. De belangrijkste providers zijn momenteel Tableau, PowerBI en Qlik. Maar waarom zijn deze tools dan beter dan Excel? Daarvoor zijn tal van redenen. Dit zijn de voornaamste:

1. Interactieve visualisaties

Een van de meest verbluffende features van self-service BI tools is de interactie van de visualisaties. Een visualisatie toont niet alleen informatie, het fungeert ook als filter op je rapportage. Denk hierbij aan een kaart van Nederland waarbij een muisklik op een bepaalde regio, de visualisaties in de hele rapportage aanpast aan de zojuist gekozen regio. Dit maakt het mogelijk om sneller en intuïtiever door rapportages heen te klikken. Daarnaast bieden deze tools veelal goede mogelijkheden om snel te kunnen downdrillen naar onderliggende gedetailleerde info. Op deze manier wordt je rapportage een verhaal waarbij jij als gebruiker zelf kan bepalen waar het verhaal naartoe gaat.

2. Delen

Wat doe je als je in Excel een rapportage hebt gemaakt en deze wilt delen met al je teamleden of een specifieke groep collega’s? Je zult er wellicht voor kiezen om deze per e-mail te verzenden. Begrijpelijk, maar toch kleven hier de nodige nadelen aan, zoals het versiebeheer wanneer je regelmatig updates wilt versturen of beperkingen door bijvoorbeeld de bestandsgrootte. Met de self-service BI tools kun je met één druk op de knop jouw rapportage of een nieuwe versie hiervan, delen met zowel individuele als een bepaalde groep gebruikers. De afnemer van jouw rapportage kan deze op ieder gewenst moment bekijken door simpelweg op een link te klikken die naar de rapportagelocatie verwijst. Hierdoor is het installeren van additionele software overbodig en kunnen gebruikers de laatste versie van de rapportage bekijken en analyseren op het moment dat het hen uitkomt.

3. Size doesn’t matter

Heb je weleens geprobeerd een Excelrapportage op je smartphone te bekijken? Mocht je dat weleens geprobeerd hebben, dan zal je weten dat het een behoorlijke opgave is om hier goed doorheen te scrollen. Self-service BI tools maken het mogelijk om je rapportage op ieder gewenst moment op ieder gewenst device op iedere gewenste plaats te bekijken. Of het nu een laptop, tablet of smartphone is, het kan allemaal. De meeste tools zetten je rapportage automatisch om naar smartphone formaat, maar je kunt ook zelf de opmaak bepalen, handig als je zelf in control wilt blijven. En op wat voor device je als gebruiker de rapportage ook bekijkt, de interactiviteit blijft.

4. Analyse

Naast het maken van dashboards en rapportages, zijn self-service BI tools ook geschikt voor data-analyse. Naast de grote variëteit in databronnen waar ze mee overweg kunnen, weten de tools ook direct of de data percentages, euro’s, aantallen, landen, regio’s of datums betreft. Door middel van het slepen van de benodigde kolommen naar je ontwerpcanvas, kun je met slechts een paar muisklikken heel snel je data verkennen. De meeste tools kunnen zelfs eigen grafieksuggesties doen op basis van de beschikbare data. Wanneer ze getallen in euro’s en een datumveld herkennen, maken ze automatisch een lijngrafiek om de ontwikkeling over tijd te laten zien. Ook geografische data zoals bijvoorbeeld postcode, woonplaats of landnamen kunnen deze slimme tools automatisch op een landkaart plotten. Zo wordt het wel heel eenvoudig om te zien welke regio het beste presteert.

Wat zijn de kosten?

Voordelen te over, maar hoe zit het met de kosten? In de regel is het kosteloos om op je lokale PC-rapportages te maken, pas wanneer je rapportages wilt gaan delen, gaan de leveranciers licentiekosten in rekening brengen. Deze kosten zijn mede afhankelijk van het aantal gebruikers of rekenkracht dat je hiervoor wilt inzetten. Met dit zogenaamde ‘freemium’ model trachten zij dat je hun cloud gaat gebruiken om rapportages te distribueren binnen jouw organisatie. Concluderend is het als organisatie zeker de moeite waard om aan de slag te gaan met self-service BI tools. Voor het uitproberen worden immers geen kosten gerekend. Het krachtige aan deze tools is dat een eventuele business case voor de aanschaf hiervan zich bottom-up kan aandienen. Wanneer iemand een aantal goede rapportages heeft gemaakt, is het voor budgethouders eenvoudig te beslissen of een licentieaanschaf gerechtvaardigd is. En als de eerste licenties in huis zijn, is het heel eenvoudig up- of downgraden.

Meer weten?

Je zou bijna kunnen stellen dat het zichzelf verkoopt. Benieuwd hoe wij jouw organisatie kunnen helpen met het professionaliseren van rapportages en de inzet van self-service BI tools? Neem contact met ons op of bekijk meer informatie!

Bekijk onze diensten

Kan ik je helpen?

Eddy Visser
Senior Portfolio Sales
Phone number: +31 886 606 600