De 4 meest herkenbare valkuilen bij de realisatie van een digitale werkomgeving

Het intranet is in potentie een krachtige digitale werkomgeving en een communicatieplatform dat altijd en overal gebruikt wordt.

Maar welke valkuilen en fouten zien we bij veel organisaties als ze de stap maken naar zo’n digitale werkomgeving? We delen graag de vier meest herkenbare en hoe ze voorkomen kunnen worden.

Valkuil 1: Medewerkers niet betrekken

Bij de realisatie van een nieuw intranet staan de medewerkers centraal. Het zijn immers de medewerkers die het intranet dagelijks gebruiken. En bij de realisatie van een digitale werkomgeving krijg je vaak maar één kans om het goed te doen. Betrek de medewerkers dus. Vraag om feedback op het nieuwe intranet en handel daarnaar.

Betrek een goede afspiegeling van de organisatie tijdens de ontwerp- en testfases van het nieuwe intranet, en dat is niet alleen de afdeling communicatie.

Voer acceptatie- en gebruikersvriendelijkheid (usability) tests uit en pas het intranet aan op basis van de reacties. Enthousiasmeer de medewerkers en zorg ervoor dat zij dat enthousiasme ook meenemen naar hun achterban.

Valkuil 2 – De zoekomgeving vindt niets

De kracht van de zoekfunctionaliteit in de nieuwe omgeving mag niet worden onderschat. Medewerkers zijn gebaat bij een omgeving die zeer eenvoudig relevante zoekresultaten doorgeeft. Het intranet is immers bedoeld om de werkprocessen te ondersteunen en daarmee tijd te besparen.

Een ineffectieve zoekomgeving, waarbij medewerkers bijvoorbeeld door vele pagina’s met zoekresultaten moeten filteren, heeft een negatief effect op de adoptie van het hele intranet.

Maar we moeten welk eerlijk zijn. Als we horen dat “Informatie niet te vinden is”, ligt dit niet altijd aan de ineffectiviteit van de zoekomgeving. Het ligt ook aan de kwaliteit van de informatie en de kenmerken ervan. Medewerkers die van een folderstructuur naar een digitale werkomgeving gaan, ervaren het vinden van informatie als lastig.

De digitale werkomgeving moet hierin faciliteren en uitgebreide zoekfuncties bieden. Bij het ontwerpen van de omgeving is een goed doordachte informatiearchitectuur daarom onontbeerlijk.

Valkuil 3 – Geen goed governance model

Ook een nieuwe intranet heeft beheer en richtlijnen (governance) nodig. Zonder helder beheer, richtlijnen en afspraken is het voor de medewerker lastig de functies van het intranet te plaatsen. Vertaal dit niet in zeer strikte regels: “Waarom? Daarom!”. Maar gebruik het juiste governance model om te sturen naar een gesprek met de medewerker en gedrag te beïnvloeden: “Waarom? Omdat je hiermee informatie deelt met je collega’s en daarmee dus tijd bespaart”.

Het juiste governance plan kent dus een balans tussen functionaliteit en richtlijnen. Begin bij de punten die het meest belangrijk zijn. Stel bijvoorbeeld de rollen en verantwoordelijkheden binnen de organisatie duidelijk op en houdr hier ook aan vast.

Valkuil 4 – Niet vooruit denken

De wereld stopt niet met draaien na de start van het nieuwe digitale werken binnen de organisatie. Dit lijkt een open deur. Toch zien we veel organisaties die denken dat een intranet platform jarenlang onveranderd kan blijven. Indien het niet meegroeit met de organisatie of de technologische ontwikkelingen, dan verliest het  heel snel zijn waarde.

Het intranet moet continu gevoed worden met nieuwe informatie en nieuwe functionaliteit. Maar ook een nieuwe structuur kan nodig zijn. Denk dus zeker vooruit, zelfs al tijdens de realisatiefase.

Werk aan een plan voor het eenvoudig beheren van de nieuwe digitale omgeving en de duurzaamheid van het platform op langere termijn. Het beheerteam moet op de hoogte zijn van de komende updates, het beheer van het platform en nieuwe ontwikkelingen.

Meer weten over de realisatie van een digitale werkomgeving?

Hoewel de genoemde fouten en valkuilen vaak als ‘open deur‘ worden gezien, zien we ze toch vaak bij organisaties terugkomen. Een intranet project bestaat dus eigenlijk niet, noem het dus ook dan een traject voor de digitale werkomgeving.

Benieuwd naar hoe een digitale werkomgeving eruit kan zien voor jouw organisatie? Neem dan contact op via onderstaande gegevens. Of neem deel aan onze webinars over de Smart Workspace voor diverse branches. Zoals een webinar op 20 april over het digitale werken in de maakindustrie.