Van intranet naar een digitale werkomgeving in 5 stappen

In traditionele zin is het intranet het publicatiemiddel van de afdeling communicatie. Maar deze beschrijving  doet het huidige intranet van veel organisaties te kort.

Het intranet is namelijk in potentie een krachtige digitale werkomgeving en een communicatieplatform dat altijd en overal gebruikt wordt. Maar hoe vorm je het traditionele intranet om naar een dergelijke werkomgeving?

Intranet ondersteunt processen

Officevibe, een Canadees bureau, gespecialiseerd in onderzoek en ondersteuning op het gebied van medewerkertevredenheid, heeft in maart 2016 een onderzoek uitgevoerd naar ondersteuning van de interne processen door een intranet. Het onderzoek toont aan dat zeker de grotere organisaties (> 500 medewerkers) een intranet - naast de traditionele communicatie functie - gebruiken om interne processen te standaardiseren en de onderlinge en sociale relaties van de medewerkers te verbeteren.

Toch blijft dit vaak bij een mooie doelstelling en komt  lastig uit de verf. Het intranet wordt door medewerkers niet gezien als een digitale werkomgeving of een communicatieplatform, maar een plaats om het laatste nieuws te lezen, een bezoeker aan te melden of een vergaderzaal te reserveren. Voor onderlinge samenwerking en communicatie worden andere, losstaande, platformen gebruikt.

Effectieve digitale werkplek creëren

Dit komt mooi tot uiting in een ander onderzoek uit 2016, de 2016 Digital Workplace Communications Survey. ­Dit onderzoek maakt duidelijk dat e-mail en intranet zeer frequent worden gebruikt, maar de respondenten de effectiviteit hiervan zeer betwijfelen. (Sociale) samenwerkoplossingen, communicatie- en sociale media oplossingen worden echter zeer hoog gewaardeerd.

Het is dus zaak om je intranet om te vormen tot een effectieve digitale werkplek die alle functies bij elkaar brengt. Graag geef ik je tips voor een aantal stappen die  je daarbij kunt doorlopen.

Stap 1: Analyse en doelstellingen van de organisatie

Het vaststellen van de behoefte en doelstellingen van de organisatie is de eerste stap. Wat wil je als organisatie bereiken in communicatie en samenwerking en wat zijn dan de belangrijkste knelpunten? Voorbeelden van doelstellingen zijn bijvoorbeeld: de interne communicatie  verbeteren, informatie sneller vinden en daarmee de productiviteit verhogen of medewerkers beter en makkelijker laten samenwerken, ook binnen ontwikkelingen als het nieuwe werken?

Deze vragen kunnen alleen worden beantwoord door de medewerkers van de organisatie zelf. Je kunt dat doen met interactieve workshops  waarin je de knelpunten ook direct omvormt naar mogelijkheden.  Deze antwoorden leveren ook direct een scope van het digitale werkomgevings-project op. Is het platform bedoeld voor de hele organisatie of slechts een deel ervan? Is het een vervanging voor (een deel van) de interne processen of is het slechts bedoeld te vervanging van het bestaande platformen?

Stap 2: Ontwerpen van een platform

In deze fase wordt de functionaliteit van het platform vastgelegd. Bovendien worden de (governance) rechten en rollen bepaald. Begin daarna met enkele “quick wins”, bijvoorbeeld een nieuwsportaal voor de Communicatie afdeling, een samenwerkomgeving voor medewerkers van de afdeling Productontwikkeling of een documentomgeving voor Juridische Zaken.

In deze fase moet je ook nadenken over de uitrolstrategie. Wordt er eerst een pilot gestart of beginnen we direct met een grootschalige opening? Belangrijk is in ieder geval dat het  ontwerp voor de nieuwe omgeving in korte tijd wordt gerealiseerd.

Stap 3: Veranderen en trainen

Elke verandering is lastig, ook al is het nieuwe platform nog zo mooi en gebruiksvriendelijk. Parallel aan de ontwerpfase moet je dus aan de slag met een communicatie- en trainingsplan voor de nieuwe omgeving. Beschrijf een adoptiestrategie om te zorgen dat het nieuwe platform met veel enthousiasme wordt ontvangen.

In onze aanpak gebruiken we bijvoorbeeld de volgende typeringen in organisaties: de actieve enthousiast (5%), de passieve enthousiast (45%), de passieve criticaster (45%), de actieve criticaster (5%). De enthousiastelingen noemen we ook wel de green dots. De actieve criticaster de red dots. Begin met de green dots en zorg ervoor dat zij ook de passieve criticasters overtuigen.

En zorg ervoor dat het platform voorzien blijft van relevante (nieuwe) informatie. Zonder deze verse content verliest het nieuwe intranet namelijk haar relevantie voor de organisatie.

Stap 4: Implementatie als generale repetitie

Na het ontwerp van het platform is het tijd voor de uitrol in de organisatie. Zie deze stap als een generale repetitie. Nu kunnen er nog aanpassingen gedaan worden, hierna is het platform klaar om mee te starten!

Stap 5 – Starten met de digitale werkomeving

Na al deze stappen kun je echt beginnen met de digitale werkomgeving. Onderschat dit moment niet; schreeuw het (bij wijze van spreken) van de daken en motiveer alle medewerkers om deze start mee te maken. Maak video’s, hang posters op bij het koffieapparaat, leg een uitnodiging - 'Onze nieuwe werkomgeving, ben je er al geweest?'- op elk bureau. Daarbij wil ik op basis van ervaring meegeven dat ook persoonlijke aandacht van belang is. Bij een organisatie hebben we bijvoorbeeld veel gebruik gemaakt van floorwalkers. Na de introductie van de nieuwe werkomgeving liepen bij de betreffende afdeling eenvoudigweg ondersteuners op de werkvloer. Zij hielpen de medewerkers direct bij vragen, gaven tips en tricks en waren direct aanwezig om feedback te ontvangen. Het enthousiasme van deze floorwalkers maakten ze een graag geziene verschijning op de werkvloer.

Betrokkenheid bij het platform

Een digitale werkomgeving  moet groeien binnen de organisatie. Het integreren van bijv. de nieuwsfeed van het oude intranet zorgt ervoor dat medewerkers een reden hebben om op het platform te komen. Maar het moet meer waarde bieden: dé plek waar medewerkers elkaar ontmoeten en kennis kunnen delen en waar processen worden geïntegreerd en ondersteund. Maar zorg vooral dat medewerkers betrokken blijven bij het platform.

Verwacht vragen en opmerkingen en reageer hier snel op. Zorg voor ondersteuning en betrek medewerkers bij de roadmap (user-voice, forum, community). De startfase van een nieuwe digitale werkomgeving is niet het einde. Het is het begin van een levend platform dat groeit en bloeit.

Meer weten over een digitale werkomgeving?

Benieuwd naar hoe een digitale werkomgeving eruit kan zien voor jouw organisatie? Neem dan contact op via onderstaande gegevens. Of neem deel aan onze webinars over de Smart Workspace voor diverse branches. Zoals over de optimale zorgwerkplek of meld je nu nog aan voor een webinar op 20 april over de veranderingen in de moderne industriële werkplek.