7 tips voor succesvolle distributed teams

Maarten Kalfsbeek - Distributed teams zijn teams waarbij de teamleden los van elkaar op elk moment en op elke locatie kunnen werken.

Soms hebben de teamleden uitsluitend contact via digitale communicatiekanalen. Distributed teams komen steeds meer voor in Agile omgevingen en sluiten aan bij de toenemende vraag naar offshoring en 'Het Nieuwe Werken'. Startups zoals Basecamp en Zapier werken 100% distributed en zijn hiermee erg succesvol. Met onderstaande tips maak jij van jouw distributed Agile team ook een topteam!

succesvolle distributed teams

1. Maak gebruik van real time en toegankelijke communicatiekanalen

Communicatie kan het succes van een Agile team maken of breken. Het Agile Manifesto beschouwt face-to-face communicatie als de meest efficiënte en effectieve manier om informatie met elkaar te delen. In geval van een distributed team is dit echter niet mogelijk en moet er naar ‘next best’ alternatieven worden gezocht.

Over het algemeen geldt daarbij: hoe ‘rijker’ het communicatiekanaal, hoe beter alternatief het is voor face-to-face. Videowalls zien er fantastisch uit, maar zijn duur en soms beperkt beschikbaar. Conference calls worden vaak gezien als ‘rijke’ communicatiekanalen, maar zijn bij een slechte verbinding – iets wat nog wel eens voorkomt – juist ‘arm’.

Ga in zo’n geval op zoek naar (een mix van) communicatiekanalen in de cloud waarmee alle teamleden op elk moment (dus ook mobiel) zo efficiënt mogelijk actuele informatie met elkaar kunnen delen. Een real time chat zoals Skype of Campfire is een goede eerste stap, maar denk bijvoorbeeld ook aan desktop / application sharing of het Agile platform van Rally. Sqwiggle.com brengt distributed teams virtueel bij elkaar door elke paar seconden een foto met de webcam te nemen en vervolgens met chat op één scherm naast elkaar te tonen. En voor wie de Sprint Planning Meeting online wil doen, is er bijvoorbeeld PlanningPoker.com. Al deze oplossingen zijn real time en overal toegankelijk.

2. Overweeg een Daily Sync-up in plaats van een Daily Stand-up

Een Stand-up Meeting die dagelijks om 9:00 uur begint klinkt voortvarend, maar kan leiden tot weerstand bij deelnemers met langere reistijd of kinderen en staat haaks op de uitgangspunten van Het Nieuwe Werken. Een Stand-up Meeting om 15:00 uur is evenmin een goed idee omdat dit overleg juist bijdraagt aan een vliegende start van de werkdag.

Het bepalen van het juiste tijdstip voor de dagelijkse Stand-up Meeting kan, zeker bij teams die in verschillende tijdzones werken, nog een hele uitdaging zijn. Dit kan ook het geval zijn voor het overleg zelf, wanneer de kwaliteit van de verbinding tegenvalt.

Overweeg in dit soort situaties eens om de Stand-up Meeting te vervangen door een dagelijkse Sync-up waarbij deelnemers elkaar bijvoorbeeld met iDoneThis.com op de hoogte houden van voortgang en belemmeringen. Bedrijven als Twitter, Foursquare en Tripadvisor maken al gebruik van deze tool.

Let wel: een dagelijkse Sync-up is geen vervanging voor de interactie die elk team nodig heeft. Gebruik het alleen wanneer de dagelijkse Stand-up Meeting om praktische redenen niet werkt of het team al behoorlijk volwassen is en organiseer dan bijvoorbeeld nog minimaal een keer per week een Hangout.

3. Gebruik een Lean Skills Matrix

De Lean Skills Matrix wordt door Agile teams nog maar weinig gebruikt, maar is een geweldig instrument om de kennis en ervaring binnen het team te subjectief te monitoren, te borgen en hier snel op bij te sturen.

Op de matrix wordt ingevuld welke kennis het team nodig heeft. Vervolgens geven de teamleden dagelijks aan wat hun actuele kennisniveau is. Tijdens de Stand-up Meeting wordt de matrix besproken en heeft het team de mogelijkheid om verwachtingen op elkaar af te stemmen. Het is ook een stimulans om telkens (van elkaar) te blijven leren. Met name bij nieuwe (relatief onbekende) teamleden kan het gebruik van een Skills Matrix onaangename verrassingen achteraf voorkomen.

4. Selecteer kandidaten op communicatieve vaardigheden

Vakinhoudelijke kennis en ervaring kunnen desgewenst relatief snel worden verbeterd. Agile teams worden steeds minder projectmatig en meer als DevOps georganiseerd waardoor de gemiddelde inzetduur toeneemt en er ook ruimte ontstaat voor dergelijke individuele ontwikkeling.

Het verbeteren van communicatieve vaardigheden, waar distributed teams volledig afhankelijk van zijn, vergt daarentegen veel meer tijd. Beschouw de communicatieve vaardigheden bij het selecteren van nieuwe teamleden voor distributed Agile teams daarom in elk geval als ‘must haves’.

Realiseer je echter wel dat communicatief sterke kandidaten doorgaans ook meer behoefte hebben aan sociaal contact en dat een distributed team een minder sociale werkplek kan zijn. Maak hen hier in zo’n geval van bewust en denk eens na over mogelijkheden om dit te compenseren door bijvoorbeeld regelmatig per regio informele activiteiten te organiseren.

5. Start met offshoring als een experiment

Succesvol producten ontwikkelen met offshoring (ik noem het bewust geen outsourcing omdat er dan geen sprake meer is van een distributed team) vergt een lange adem en is iets anders dan Business Process Outsourcing (BPO) waarbij de uitvoering van een duidelijk proces wordt uitbesteed. Het verloop van personeel  is er relatief hoog en kennis(behoud) blijft voortdurend een punt van zorg.

Offshoring is een proces van vallen en opstaan waarbij men zowel onshore als offshore continue moet streven naar verbetering. Maar al te vaak wordt er begonnen met off- of nearshoring om kosten te besparen en zijn er geen realistische kosten voor het (per team benodigde) groeiproces in de business case opgenomen.

Omdat deze kosten op voorhand lastig zijn te begroten, is het beter te starten met offshoring als een tijdgebonden experiment. Gebruik gedurende het experiment zowel objectieve als subjectieve metrieken om de mate van verbetering en de haalbaarheid van een vervolg vast te stellen.

Interessante objectieve metrieken zijn bijvoorbeeld het aantal opgeleverde Story Points of het aantal defects per iteratie. De mate waarin het team de samenwerking vindt verlopen (op een schaal van 1-10), is in dit geval een goede subjectieve metriek. Denk erom dat metrieken alleen op teamniveau en nooit op individueel niveau mogen worden verzameld!

6. Vergeet geen verwachtingen te managen

Distributed teams komen vooral voor in organisaties die zelf ook ‘distributed’ zijn, zoals multinationals. Hier is niet alleen de communicatie binnen het team, maar ook de communicatie met de rest van de organisatie een uitdaging. Hoewel stakeholdermanagement vooral een verantwoordelijkheid is van de Product Owner, kan een distributed team veel hinder ondervinden van misverstanden met Enterprise Architecten, Security & Compliance Officers en Functioneel Beheerders.

Communicatie werkt twee kanten op. Maak jezelf in elk geval bereikbaar door de rest van de organisatie eveneens vaste en toegankelijke communicatiekanalen aan te bieden, nodig anderen uit om de Sprint Review Meeting te volgen via een webcast zoals Google Hangouts en vraag de Product Owner om de rest van de organisatie te verkennen en eventuele stakeholders in het Product Owner team op te nemen.

7. Last but not least: respecteer elkaar!

Het aloude spreekwoord ‘Uit het oog, uit het hart’ geldt vandaag de dag nog steeds en illustreert misschien wel het grootste risico voor distributed teams. Naarmate het contact met anderen afneemt, neemt ook de genegenheid voor elkaar af en ontstaat er meer ruimte voor onderbuikgevoelens. Cultuur- en loyaliteitsverschillen kunnen dit verder versterken (wellicht is ‘verzwakken’ een betere formulering) en de productiviteit van het team flink afremmen.

Vergeet nooit dat het succes van een team afhankelijk is van teamspirit en dit alleen in stand kan blijven wanneer alle teamleden elkaar onder alle omstandigheden blijven respecteren. Neem daarom bij de kick-off ruim de tijd voor een uitgebreide kennismaking en probeer het team bewust te maken van eventuele cultuurverschillen met bijvoorbeeld een cultuurspel. Gebruik daarnaast de Retrospective Meeting om dit punt regelmatig te evalueren en doorlopend te blijven verbeteren.

Zonder respect is een distributed team haar naam niet waard!

Meer weten?

Wilt u meer weten over distributed teams of zoekt u naar agile specialisten / teams e-mail dan met Floor Hählen of bel haar via: 0886606600