Hoeveel kosten bespaar ik met Cloud oplossingen?

De cloud belooft flexibiliteit en kostenbesparingen. Maar waar zit die kostenbesparing precies? En hoe vertaalt dieflexibiliteit zich naar klinkende munt? “Flexibiliteit laat zich lastig vertalen in een concrete businesscase.”

1000 bezoekers per minuut

Consumenten zijn dol op koopjes, ook online. Acties als bol.com’s Bulkweken en de Web Only-koopavonden van Perry Sport kunnen verkooppieken van honderden procenten veroorzaken. Door slim in te spelen op deze koopjesjagers trekken de webshops nieuwe klantgroepen aan. Bovendien activeren ze slapende klanten die ooit iets bij ze hebben gekocht. “Als acties goed aanslaan, veroorzaakt dat echter een zware belasting op de technische infrastructuur”, vertelt IT-manager Peter Jansen van de Unlimited Sports Group, eigenaar van Perry Sport. “Bijvoorbeeld door scherpe trafficpieken. Van een normale drukte van zo’n 300 á 400 bezoekers per minuut schieten we soms omhoog naar gemiddeld 1.000 bezoekers per minuut. Daarop moet je je systemen uiteraard goed voorbereiden. Simpelweg een zware server inzetten is duur. En vaak nog niet voldoende voor optimale prestaties.

Het alternatief is werken met een digitale wachtrij, waarmee het aantal shoppers dat toegang krijgt tot de webwinkel wordt beperkt. Maar uiteraard kan dit ten koste gaan van je omzet.” “Wij kiezen daarom voor het tijdig bijschakelen van servercapaciteit”, vervolgt Jansen. “Daardoor beschikken wij niet alleen over direct on demand schaalbare serverruimte, maar ook over de meest up-to-date toepassingen.” Door functies als client-side scripting, waarbij benodigde berekeningen op de computer van de bezoeker worden uitgevoerd, wordt het dataverkeer bijvoorbeeld teruggebracht. Zo blijft de website ook onder piekbelasting snel functioneren. Daar is inmiddels ook een nieuw voorraadmanagementsysteem op aangesloten, waarmee de volledige voorraad van de verschillende filialen wordt ontsloten. Het is natuurlijk leuk als de conversie omhoog schiet, maar als je vervolgens geen voorraad hebt moet je alsnog nee verkopen. “Zo zijn onze bedrijfsprocessen dankzij de cloud aanzienlijk effectiever geworden, en kunnen we meer verkopen tegen lagere kosten.”

Bespaar ik kosten met de cloud?

Voor veel ondernemers ligt de focus bij hun beslissing over te stappen naar de cloud op kostenreductie. “Niet verwonderlijk, aangezien dit vaak de meest zichtbare en binnen handbereik liggende winstpunten van de cloud zijn”, aldus zelfstandig cloudconsultant Henri Koppen. “Alhoewel dat vaak minstens even interessant is, laat het meer abstracte begrip flexibiliteit zich lastiger vertalen in een concrete businesscase.” Wat zijn de meest zichtbare besparingen die met een overstap naar de cloud kunnen worden gerealiseerd? Allereerst natuurlijk de kosten van de hardware. De aanschaf van de netwerk- en applicatieservers en opslagsystemen plus een supportcontract om bij eventuele hardwareproblemen terug te kunnen vallen op de leverancier. Uiteraard moet ook de software betaald worden om het systeem draaiende te houden. Zoals een besturingssysteem, een firewall en een virusscanner, die bovendien altijd uptodate moeten zijn. En natuurlijk werken de servers niet zonder goed gekwalificeerd personeel. “Daarvoor heb je een dedicated administrator nodig, en mogelijk andere professionals die bijvoorbeeld de dataopslag of firewalls beheren”, aldus Koppen. “Dit zijn over het algemeen geen goedkope krachten, die eveneens continu bijgeschoold moeten worden om de snelle ontwikkelingen in de markt te kunnen bijbenen.” Wat hier werkelijk mee bespaard wordt, hangt af van een groot aantal factoren. Dat geldt ook voor het energiegebruik van de hardware. Een gemiddelde server gebruikt bij benadering zo’n 700 watt per uur. Tegen een kilowattprijs van 17 eurocent komen de jaarlijkse elektriciteitskosten dus al snel boven de 1.000 euro per server. Daarnaast moeten de servers en opslagsystemen een plekje krijgen. Het inrichten van dergelijke ruimtes met bijvoorbeeld airco en hoogwaardige brandwerende maatregelen is prijzig. En uiteraard geheel afhankelijk van de omvang en samenstelling van het serverpark. Dan hebben we het nog niet eens gehad over de door het bedrijf gebruikte software en de beschikbaarheid van bandbreedte.

Softwarelicenties cloud diensten

Doorgaans vormen de verschillende softwarelicenties de grootste kostenpost. Ook hier hangen de daadwerkelijk kosten echter weer af van een groot aantal factoren. Zoals het aantal gebruikers, de gewenste opties en type ondersteuning. Voor het rekenvoorbeeld concentreren we ons even op een specifiek softwareproduct dat zowel op de eigen server als in de cloud veel wordt gebruikt: Microsoft Office 365. “Zo’n vergelijking is uiteraard grotendeels afhankelijk van de wensen van de gebruiker”, stelt Timothy Bohte van Delta-N, specialist in Microsoft 365-toepassingen. “Hoeveel medewerkers moeten bijvoorbeeld gebruikmaken van de software, en over welke periode willen ze dat doen?” In dit rekenvoorbeeld gaan we uit van een organisatie met 100 medewerkers. Die allen voor de periode van vijf jaar toegang nodig hebben tot dezelfde diensten: bedrijfsmail, agenda’s, taken, contactpersonen en documenten bewerken, centraal opslaan, delen, en online vergaderen. Zij maken daarom gebruik van Office 365 voor Middelgrote en Grote Organisaties. Net als bij de meeste andere Software as a Service (SaaS) kan deze cloudversie van Office worden afgenomen tegen een abonnement. Daarbij betaal je een vast bedrag per gebruiker. “In dit geval is dat 12,30 euro per gebruiker per maand”, aldus Bohte. “In totaal komt dat voor alle medewerkers in vijf jaar tijd uit op 73.800 euro.”

Kosten overzicht cloud diensten

Aanzienlijke besparingen

Tegenover deze overzichtelijke berekening bestaat de totale kostprijs van de toepassing op een lokale server uit een groot aantal verschillende factoren. “Honderd licenties voor Office Professional Plus 2013 kosten voor de genoemde periode 56.126 euro”, aldus Bohte. “Daarmee ben je er nog niet. Voor de centrale bedrijfsmail voor 100 medewerkers gebruiken we een Exchange Server Standard 2013. Deze kost inclusief vijf jaar antispam en antivirus een krappe 15.000 euro. Een SharePoint Server 2013 voor het centraal opslaan en delen van documenten kost voor dezelfde periode en aantal gebruikers bijna 20.000 euro. Daarbij komt een Lync Server 2013 voor online vergaderen voor bijna 8.000 euro.” De kosten om de software en hardware te installeren en configureren variëren per leverancier en bedragen rond de 10.000 euro. Om de IT-omgeving te voorzien van de nodige beveiligingsupdates, periodiek na te laten kijken en terug te vallen op een deskundige bij problemen, heb je een onderhoudscontract nodig. Bohte: “Houd hiervoor rekening met 25.000 euro voor vijf jaar. De totale kosten om de benodigde componenten lokaal te installeren en 5 jaar te beheren komen daarmee op een bedrag van ruim anderhalve ton.” Dat is dus ruim het dubbele van de cloudtoepassing. Daarbovenop komen mogelijke aanvullende besparingen, vertelt cloudexpert Henri Koppen. “Als je met Office 365 werkt, kunnen medewerkers bijvoorbeeld ook vanuit een eigen apparaat of thuis op een veilige manier inloggen. Dat bespaart aanschaf van apparatuur voor medewerkers.

Flexibel zaken doen

Zowel Bohte als Koppen benadrukken dat de echte businesscase voor de cloud ligt in de snelle en flexibele wijze waarop bedrijven kunnen inspringen op nieuwe ontwikkelingen. Zo had Perry Sport minimaal drie keer zoveel apparatuur moeten aankopen om de piekbelasting tijdens haar succesvolle kortingsacties op te kunnen vangen. Zonder de flexibele inzet van de cloud was die actie wellicht nooit van de grond gekomen. “Zeker in de huidige omstandigheden worden organisaties regelmatig geconfronteerd met moeilijk te voorspellen economische ontwikkelingen en snelle marktveranderingen”, aldus Koppen. “Niet op tijd investeren, betekent gemiste kansen en dus indirect winstderving. Overschatting van de vraag leidt tot afschrijving van ongebruikte capaciteit en faciliteiten. Tot enkele jaren geleden zagen we dat als de cost of doing business. Door slim gebruik van de cloud kunnen we die kosten nu grotendeels vermijden. De extra servercapaciteit die radioprogramma Serious Request nodig had om de enorme bezoekerspiek op te vangen tijdens de Glazen Huis-actie is bijvoorbeeld volledig door de cloud gefaciliteerd. De hele hosting kostte minder dan de voor de crew bezorgde pizza’s.” Nog belangrijker is volgens Koppen de mogelijkheid om snel te kunnen terugschalen. “Als je hard groeit, kun je snel meer investeren in je serverpark. Dat levert hoge kosten op als de vraag onverhoopt terugzakt. Zo bleef het ooit bloeiende Nederlandse sociale netwerk Hyves na de snel ingezakte populariteit met 9.000 inactieve servers zitten. Ik weet niet exact wat dat gekost heeft, maar wel dat je zo’n scenario te allen tijde wilt voorkomen."

Bezoek de Sogeti cloud case events

Verbreed uw horizon. Kom naar één of meerdere van onze cloud cases (2014) en ontdek tijdens deze cloud events dat dé cloud niet bestaat.

Meld je aan voor de Sogeti cloud case events

Meer weten over uw cloud?

Download dan gratis de Cloud editie van Manag'IT of stuurt u voor meer informatie en/of advies voor úw cloud een e-mail naar Diederik Vieleers of belt u hem via T: +31 886 606 600