Informatiemanagement en Functioneel beheer nodig voor een goed werkend EPD

Op de agenda van de ziekenhuizen en zorginstellingen zou digitalisering van het electronisch patiënten dossier (EPD) centraal moeten staan. Het is namelijk het kloppend hart van de bedrijfsvoering. Recente berichtgevingen laten echter zien dat digitale implementaties, waaronder die van het EPD nogal vaak mislukken.

In een tijd waarin de cliënt zelf een belangrijke informatieleverancier is geworden en de prestaties van de ziekenhuizen en zorginstellingen steeds meer openbaar zijn, is het continu leveren van kwalitatief goede zorg meer dan ooit van belang. Het EPD speelt hierbij juist een belangrijke rol. Een digitale strategie is dan ook een must.

Zonder strategie geen EPD

Met de budgetten die onder druk staan, een kostenefficiënte dienstverlening die van groot belang is en de integratie van de zorgverleningketen die hand over hand toeneemt, moeten ziekenhuizen en zorginstellingen daarmee nú de digitale stappen zetten.

De digitalisering betekent echter voor veel ziekenhuizen en zorginstellingen een heroriëntatie op de bestaande missie en visie. Ook vraagt het om een aanpassing in het beleid en de strategie ten aanzien van de te leveren producten en diensten, de processen, de organisatie, de informatievoorziening en de informatietechnologie.

Dit vraagt om een professionele implementatie-aanpak waarin Informatiemanagement en Functioneel Beheer een grote rol kunnen spelen.

Implementatie van het EPD

Zo zorgt FB na een zorgvuldige implementatie van het systeem bijvoorbeeld dat het systeem de bedrijfsprocessen optimaal blijft ondersteunen. IM en FB zien er verder op toe dat het systeem functioneel juist wordt gebruikt, de autorisatie actueel is geregeld en het systeem altijd beschikbaar is. Zo blijft het EPD altijd ‘het kloppend hart’, waarmee a la minuut de juiste status van de patiënt kan worden geraadpleegd en gehandeld kan worden op de momenten waarop dit wordt vereist.

Kritische succesfactoren

Om de implementatie van het EPD te laten slagen zijn er een aantal factoren om rekening mee te houden op het gebied van processen, data en systemen. 

De kritische succesfactoren voor een goed werkend EPD zijn:

  • De vele partijen die ermee werken moeten het ervaren als een goed werkend instrument.
  • Met volledig inzicht in wie voor welke data (definities), systemen en processen verantwoordelijk is en wie dit gaat zijn.
  • De uitwisselbaarheid van data uit verschillende systemen, waaronder apps, applicaties, apparaten en sensoren moet gewaarborgd zijn.
  • De infrastructuur moet stabiel, schaalbaar en flexibel zijn.

Vanuit IT- en gebruikersperspectief is daarvoor het volgende nodig:

  • Heldere bedrijfsprocessen, optimaal ondersteund door systemen (het EPD);
  • Gebruikers die goed geëquipeerd zijn om de systemen goed te kunnen gebruiken, om zo onnodig tijdverlies en foutief gebruik van het systeem te voorkomen;
  • Goed ingeregelde autorisaties (rekening houdend met privacyregelgeving);
  • Goed ingerichte systemen waarbij nieuwe versies, upgrades en updates goed zijn getest om de correcte werking van het systeem te kunnen blijven waarborgen;
  • Inzicht in en over de samenhang van de verschillende systemen die samen het EPD vormen;
  • De aard en inhoud van de koppelingen is bekend en er zijn afspraken over hoe om te gaan met wijzigingen in de systemen en welke testen er uitgevoerd dienen te worden om de onderlinge samenhang, data-integriteit en beschikbaarheid van de systemen te kunnen waarborgen;
  • Gezien de grote diversiteit van betrokken partijen en het verschil in vakjargon zijn duidelijke afspraken over data definities van essentieel belang (een bedrijfsgegevensmodel is noodzakelijk);
  • Aandacht voor security om het risico van hacken en onrechtmatig gebruik van patiëntendata te voorkomen.
  • Een schaalbare infrastructuur om onvoldoende computer- en netwerkcapaciteit te voorkomen.

Regiefunctie van Functioneel Beheer

Om tot een succesvol EPD te komen met daarbij aandacht voor alle bovenstaande facetten is de betrokkenheid van Functioneel Beheer als vertegenwoordiger van de gebruikers en als onderdeel van Informatiemanagement essentieel.

FB heeft daarmee een belangrijke regiefunctie zoals duidelijk wordt in onderstaande visual:

Blog-visual-regie-only

Gebruik maken van nieuwe technologie

FB kan daarnaast niet zonder kennis van de nieuwste technologieën en ontwikkelingen van digitalisering, die nodig zijn voor een succesvolle implementatie van het EPD. Cloud is in deze bijv. absoluut nodig is voor de kostenbeheersing en schaalbaarheid. IoT draagt met het verbinden van apparaten, sensoren en machines bij aan een snelle informatie-uitwisseling en daarmee een actueel EPD. Een absolute vereiste is de kennis van de security-standaarden die het naleven van de wet- en regelgeving en een optimale security in het kader van de privacy garanderen. Tot slot vraagt een complex IT-landschap in goed inzicht in wat er nodig is voor het borgen van de kwaliteit. Denk hierbij aan het (geautomatiseerd) testen van BI, Apps en Security t.b.v. het EPD.

Meer weten over de toegevoegde waarde van FB in ziekenhuizen en zorginstellingen?

Wilt u weten welke rol Functioneel Beheer en Informatiemanagement kunnen spelen bij het leveren van optimale zorg? Neem dan contact op met Harm Pul.