Met Functioneel Beheer blijf je SaaS de baas!

Jasper Wabeke profielfotoJasper Wabeke - Met de opkomst van Software-as-a-Service (SaaS) is controle op de informatievoorziening belangrijker dan ooit. Hoe ga je met deze uitdaging om en hoe zorg je er als organisatie voor dat je grip houdt op deze ontwikkeling? En wat is de impact voor Functioneel Beheer wanneer organisaties de overstap maken naar SaaS?

Door SaaS is het beheer uitdagender dan ooit!

Steeds meer organisaties kiezen voor Software-as-a-Service. Onderzoeksbureau Forrester voorspelt dat volgend jaar de markt voor softwarepakketten voor 26% uit op SaaS gebaseerde oplossingen bestaat. Bedrijfsapplicaties worden uitgefaseerd en software uit de cloud komt daarvoor in de plaats. Voor de hosting van de internetapplicaties wordt een abonnement afgesloten met de leverancier. Het aanbod groeit met de dag en daarmee ook het aantal organisaties dat voor een SaaS oplossing kiest.

De consequenties van SaaS…

Het gebruik van SaaS maakt het vak van de Functioneel Beheerder uitdagender dan het altijd al is geweest. Wildgroei ligt op de loer. Op verschillende plekken in de organisatie is het voor de gebruikers relatief eenvoudig abonnementen af te sluiten op een cloud-applicatie. Onderlinge relaties zijn onduidelijk en koppelingen met bestaande bedrijfsapplicaties moet IT achteraf zien te realiseren. Ook de controle op beveiliging van gegevens ontbreekt. En als je eenmaal met SaaS bent begonnen, is stoppen geen optie meer. Het gaat erom, dat gebruikers en andere niet-IT professionals de do’s-and-don’ts begrijpen vóórdat zij de keuze voor een SaaS-oplossing maken. Dat vereist een andere rol van de Functioneel Beheerder. Waar hij voorheen verantwoordelijk was voor het beheer van een of meerdere applicaties, zal hij nu een coördinerende rol gaan vervullen.

Met deze ontwikkeling is het zaak dat de aanschaffers van de cloud-software begrijpen welke consequenties dat heeft voor de organisatie. Zij moeten zich niet alleen bewust zijn van de impact maar ook geholpen worden met het nemen van de juiste beslissing.

Impact van SaaS op Functioneel Beheer

In het ondersteunen van de organisatie bij het maken van keuzes rondom SaaS, ligt een hele mooie rol voor de Functioneel Beheerder weggelegd. Hij kan hierdoor, in plaats van verantwoordelijk te zijn voor één of meerdere applicaties, steeds meer bewust zijn van de omgeving waarin SaaS-oplossingen worden gebruikt. Niet alleen binnen zijn eigen afdeling, maar ook op andere plekken in de organisatie. Daar waar wellicht voor vergelijkbare behoeften bestaande SaaS-oplossingen in productie zijn genomen. De Functioneel Beheerder moet op de hoogte zijn van deze ontwikkelingen en op basis daarvan gebruikers adviseren.

Een must door SaaS: van informatiesysteem naar bedrijfsproces

SaaS-applicaties hebben vaak een rijke functionaliteit, maar helaas ook een beperkte flexibiliteit. Immers, de leverancier bepaalt de functionaliteit van de applicatie, niet de afnemer. Je moet het doen met de features die de leverancier je aanbiedt. Maatwerk wordt vervangen door standaard functionaliteit. Er zijn hooguit nog accenten aan te brengen door het gebruik van parameters en het wijzigen van schermen. De Functioneel Beheerder kan deze oplossingen ‘fine-tunen’ voor de gebruikers en hen bewust maken van wat wel en niet (meer) mogelijk is. Dat betekent misschien wel de belangrijkste verandering voor de Functioneel Beheerder: in plaats van het vertalen van de gebruikerswensen in nieuwe functionaliteit ligt de nadruk bij SaaS op het zo optimaal mogelijk integreren van standaard oplossingen in de dagelijkse operatie. Hierbij krijgt de Functioneel Beheerder een actieve rol in het efficiënter uitvoeren en verder standaardiseren van de bedrijfsprocessen. De aandacht verschuift van informatiesysteem naar bedrijfsproces.

Is BiSL nog wel geschikt voor functioneel beheer in een SaaS-omgeving?

BiSL-schemaJazeker. Voor Functioneel Beheer verschuift, vanuit het BiSL-framework gezien, het zwaartepunt op het uitvoerende niveau van functionaliteitenbeheer naar gebruiksbeheer. Daarnaast wijzigt het Functioneel Beheer ook van karakter. Dat verandert meer in ‘applicatie portfolio management’; het beheren van een samenhangende set van cloud-diensten. Aan de hand van de vier sturende processen van het BiSL-framework wordt duidelijk waarom het bij SaaS nog belangrijker is om Functioneel Beheer niet alleen op het uitvoerende niveau ingericht te hebben, maar zeker ook op het sturende niveau.

Coördineren op sturend niveau

In het tijdperk voor SaaS, was de Functioneel Beheer vaak nog enkel ingericht op het uitvoerende niveau. Daarbij is de beheerder verantwoordelijk voor één of meerdere aan elkaar gerelateerde informatiesystemen. De Functioneel Beheerder heeft dan een belangrijke rol in het vertalen van de businesswens naar de impact op de functionaliteit van de systemen, zodat de IT-leverancier dit kan realiseren.

Met de opkomst van SaaS, wordt het belangrijk dat de Functioneel Beheerder dit omdraait. Hij moet de standaard functionaliteit vertalen naar de consequenties voor het dagelijkse werk van de gebruiker.

Doordat de Functioneel Beheerder aan de ene kant te maken krijgt met meerdere afdelingen die dezelfde oplossing willen gaan gebruiken en aan de andere kant wordt  geconfronteerd met een diversiteit aan externe partijen die verschillende standaard SaaS-oplossingen leveren, wordt zijn aandachtsgebied omvangrijker en complexer. In dit speelveld moet de Functioneel Beheerder alle belangen tegen elkaar afwegen. Hij krijgt daarmee een steeds meer coördinerende rol op sturend niveau.

Planning en control

Het proces Planning en control heeft als doel het plannen, bewaken en bijsturen van de activiteiten van de organisatie die te maken hebben met de verzorging en onderhoud van de informatievoorziening ter ondersteuning van de bedrijfsprocessen. De Functioneel Beheerder plant hierin deze activiteiten op basis van de releasekalender van de SaaS-leverancier. Dit is complexer dan het lijkt. Het overgrote deel van de SaaS-leveranciers communiceert een korte planningshorizon. Dat vergt dan van de Functioneel Beheerder vaak creativiteit in het vinden van de juiste oplossingen.

Financieel management

Het doel van Financieel management is het vanuit financieel perspectief maken, onderhouden en bewaken van een kosteneffectieve informatievoorziening.

Dat betekent enerzijds dat de kosten van de SaaS-oplossing transparant moeten zijn en anderzijds dat er goed zicht is op de baten.

Bij SaaS wordt er meestal een jaarlijks of maandelijks bedrag betaald afhankelijk van het gebruik. Voor de klant betekent dit dat er een directere relatie is tussen de kosten en toegevoegde waarde. Als je het systeem nog niet zoveel gebruikt, betaal je dus minder. Als het gebruik toeneemt, heeft het systeem zich in de praktijk bewezen en zijn de extra kosten ook gerechtvaardigd. De coördinerende Functioneel Beheerder heeft een rol in het bewaken van het aantal gebruikers en verloop daarin ten opzichte van de in gebruik zijnde abonnementen. Gebruik boven de abonnementsgrenzen zou namelijk wel eens veel geld kunnen kosten.

In dit proces wordt de businesscase voor de informatievoorziening vanuit het bedrijfsperspectief bekeken. Er wordt dus gekeken of de kosten van de cloud-oplossing wel opwegen tegen de baten voor de bedrijfsprocessen. Dit is een continu proces.

Behoeftemanagement

In het proces Behoeftemanagement zorgt de Functioneel Beheerder dat de juiste informatievoorziening beschikbaar is ter ondersteuning van de bedrijfsprocessen. De kwaliteit daarvan moet aansluiten bij gebruikersbehoeften en voldoen aan wet- en regelgeving. 

Vanuit het beleid en de bedrijfsstrategie kan de Functioneel Beheerder kaders en richtlijnen opstellen voor het gebruik van SaaS-oplossingen. Dit in combinatie met zijn kennis over de bedrijfsprocessen en beschikbare SaaS-oplossingen, stelt hem in staat om de juiste keuzes te maken, dan wel het beste advies te geven aan de gebruiker of aanschaffer van de SaaS-oplossing. Hierbij creëert hij draagvlak bij de gebruikers. Vervolgens kan hij meedenken en adviseren over de impact van de SaaS-oplossing op het businessproces, zodat de SaaS-dienst optimaal benut wordt.

Daarnaast is de Functioneel Beheerder ook een ideale kandidaat om actief deel te nemen in gebruikersgroep-overleggen van de SaaS-leverancier. Door dit actief te doen, kunnen wensen van de gebruikersorganisatie worden ingebracht. Door actief lobbyen in de gebruikersgroep en bij de leverancier, kan hij vervolgens de prioriteit beïnvloeden.

Contractmanagement

In een SaaS-omgeving worden contracten met verschillende leveranciers afgesloten. Bij de keuze voor de juiste dienst en leverancier is het belangrijk dat criteria vooraf beschikbaar zijn. Zowel de dienst als de leverancier kunnen hieraan getoetst worden. Deze criteria hebben bijvoorbeeld betrekking op de gewenste interfacestandaarden, beveiligingsprotocollen, architectuur en compliance-eisen, maar ook hoe vaak een leverancier met een nieuwe release komt om aan te sluiten bij nieuwe wet- en regelgeving.

Bij aanvang van het gebruik van de SaaS-oplossing, kan een specifieke SLA worden afgesloten, waarbij vooral eigenaarschap en veiligheid van gegevens belangrijk zijn. Verder moeten de contactmogelijkheden voor bijvoorbeeld storingen, self-service afspraken en wijzigingsvoorstellen goed geregeld worden. Tenslotte is de architectuur een belangrijk aandachtspunt. Zorg ervoor, dat software integreerbaar is in het bestaande informatievoorziening.

Dus: Met Functioneel Beheer blijf je SaaS de baas!

Absoluut waar. Met professioneel Functioneel Beheer heb je grip op de SaaS-oplossingen. Pak als Functioneel Beheer daar de regie in en realiseer je wat je op sturend niveau moet organiseren. Als je dat goed doet, draag je direct bij aan de bedrijfsdoelstellingen, omdat Functioneel Beheer al jaren ervaring heeft op dit werkveld.

Meer weten over Professioneel Functioneel Beheer of de impact van SaaS?

Email dan met Harm Pul of bel hem op tel:+31886606600.