Schaadt SharePoint de integriteit van documenten?

Albert Hoitingh - SharePoint wordt vaak gezien als een perfecte oplossing voor het beheren van documenten.

Functies als versiebeheer, workflow en metadatering spelen daarbij een grote rol. Maar hoe kan het dat een Microsoft Office bestand zomaar van grootte verandert wanneer je het toevoegt aan een SharePoint documentbibliotheek? Is de data integriteit van de organisatie in het geding?

Grafische vormgeving tekst document

Documentbeheer is eenvoudig in SharePoint

Microsoft SharePoint is een uitgebreid platform voor onder meer Enterprise content management. Veel informatie en kennis wordt opgeslagen en gedeeld in teamsites, communities en portalen. Ook voor documentbeheer is het een volwassen omgeving. Vaak is documentbeheer voor organisaties ook één van de drijfveren om SharePoint te gaan gebruiken.

Documenten kunnen eenvoudig aan een SharePoint site worden toegevoegd. Je kunt ze uploaden, naar de browser slepen of vanuit een Microsoft Office toepassing direct opslaan. En normaliter is er daarna geen haan die er naar kraait.

Totdat we gaan kijken naar de eigenschappen van een document en tot een verrassende ontdekking komen.

Wijzigt SharePoint mijn document?

Laten we eens wat dieper kijken naar de eigenschappen van een document wanneer deze is toegevoegd. Goed; Toegegeven, in de normale werkomgeving zal dit misschien niet vaak gebeuren.

Als we naar deze eigenschappen kijken, dan valt meteen iets eigenaardigs op. Er is een Microsoft Word document toevoegt aan een SharePoint Online site. Dit document is in het Microsoft Office XML formaat. Dit document is volgens de Windows Verkenner 12 KB groot.

SharePoint - documentbeheer

Het document wordt toegevoegd aan een documentbibliotheek van SharePoint Online. Deze bibliotheek heeft een specifiek content type (niet het standaard content type) en specifieke metadata velden.

SharePoint - documentbeheer

Het document wordt weer opgeslagen (“download a copy” optie) op een niet SharePoint locatie en de grootte wordt opnieuw bekeken. Het zal wellicht verbazen, maar de grootte van het bestand is 32 KB geworden.

SharePoint - documentbeheer

Hoe kan dit?

Schaadt SharePoint de integriteit van het document door het te wijzigen? En waarom doet SharePoint dit precies? Vooropgesteld: in de voorgaande tekst sprak ik niet voor niets over het Microsoft Office XML formaat, specifieke content typen en metadata. De crux in dit verhaal is de integratie van Microsoft SharePoint en Microsoft Office.

Aanpassing document grootte in SharePoint.

Ja, de grootte van een Microsoft Office XML document wordt meer wanneer het document wordt toegevoegd aan een SharePoint documentbibliotheek. De grootte van alle overige bestandstypen (pdf, txt, doc, ppt, etc.) wordt niet aangepast. En nee: dit schaadt de integriteit van de data niet.

Waarom is dit geen probleem?

Microsoft SharePoint gebruikt de additionele eigenschappen van een document voor een aantal zaken. Allereerst slaat SharePoint informatie over de metadata, de metadata en gebruikte content typen op binnen de XML structuur van het document. 

SharePoint - documentbeheer

Dit is bijvoorbeeld nodig om metadata en content type informatie te waarborgen wanneer documenten (handmatig) worden verplaatst binnen SharePoint. Bovendien gebruikt SharePoint deze informatie bij het synchroniseren van documenten met Office en Onedrive. Het zijn kleine eigenschappen die worden toegevoegd aan het document. Het document zelf en de data daarbinnen blijven gewaarborgd.

Als een document wordt toegevoegd dat onderdeel uitmaakt van een Information Rights Management policy, dat wordt het document ontdaan van de zogenaamde IRM wrapper. Deze is weer toegevoegd wanneer het document wordt opgeslagen. De reden is eenvoudig: met de IRM wrapper is het document niet indexeerbaar voor search.

Maar nu hoor ik u vragen... 

Waar hoe weet ik nu dat ik kan spreken over een authentieke en integere bron van mijn document wanneer ik deze deel met anderen? Dit is eenvoudig. SharePoint is die authentieke bron vanaf het moment dat een document er wordt opgeslagen. Zie SharePoint niet als een file-transfer platform. Laat staan dat het zogenaamde non-repudiation (onweerlegbaarheid) biedt.

Bestaat toch de behoefte er zeker van te zijn dat SharePoint geen eigenschappen toevoegt aan een bestand, dan moet er een bestandstype worden gebruikt als bijvoorbeeld pdf. Mag een document daarna niet meer worden gewijzigd, gebruik dan de (in-place) records management functies van SharePoint.

Conclusie integriteit SharePoint.

SharePoint schaadt de integriteit van documenten niet. Het platform voegt bij een aantal documenten eigenschappen toe om functionaliteit te waarborgen. SharePoint is en blijft hiermee een zeer volwassen document management oplossing.

Meer weten over SharePoint? 

Wilt u meer informatie over SharePoint, enterprise content management en/of user-adoptie? Neem dan contact op met Ton van Veen door hem een mail te sturen of te bellen via: +31 886 606 600

E-mail button Microsoft SharePoint