Vier stappen voor een pro-actieve aanpak van Informatievoorziening

Organisaties ondervinden vaak dat hun veranderingen niet snel genoeg gaan. Functioneel Beheer (FB) en Informatie Management (IM) kunnen samen eerder inspelen op die veranderingen. Die kans wordt echter niet altijd optimaal benut en andersom worden FB en IM vaak gezien als vertragende schakel. Wat kan er beter en hoe doe je dat?

Optimaal de unieke positie van FB en IM benutten?

Visualisatie horizontale kennisdeling

Traditionele governance is horizontaal ingericht; rollen op dezelfde laag hebben onderlinge overleggen waarbij iedereen vertegenwoordigd is. Hierbij is doorgaans iedereen goed op de hoogte van elkaars veranderingen en welke kansen deze geven.

Verticale kennisdeling

Verticale kennisdeling is veel minder vanzelfsprekend. Organisaties kijken pas verticaal op het moment dat ze iets gedaan willen hebben, ze sturing zoeken of hulp nodig hebben bij escalaties. En dan nog vaak alleen via een SPOC (Single Point of Contact).  Hierdoor zijn ze vaak te laat om pro-actief in te spelen op welke informatievoorziening (IV) er nodig is en daarmee de realisatie ervan.

Aanpak informatievoorziening

 "IM is een continu proces dat de operationele doelstellingen en informatiestrategie met elkaar in lijn brengt (= sturen op resultaat)" (bron: IMMO Whitepaper)

Een goede analyse en business case helpen om de juiste prioriteiten vast te stellen. FB en IM leveren hiervoor gezamenlijk de input met de volgende stappen:

  • Weet welke  IV er nu nodig is (door IM)
    Inventariseer nieuwe informatiebehoeften , bijvoorbeeld op basis van de jaarplannen. Het is hierbij van belang dat je ook inzicht krijgt in de onderbouwing van deze behoeften en wat het oplevert, zowel kwalitatief als kwantitatief. Zo is IM in staat inzicht te krijgen in de onderlinge belangen en afhankelijkheden en op basis daarvan een goede afweging te maken voor de noodzakelijke veranderingen.
  • Bepaal  welke IV we nodig gaan hebben (door IM)
    Maak strategische keuzes met betrekking tot de gewenste IV op basis van de bedrijfs- en IT- strategie en in samenwerking met architectuur waarbij je rekening houdt met beleid. (bijvoorbeeld compliancy-, beveiligings-, sourcing- en financieel beleid). IM helpt zo de besluitvormers met het maken van de juiste investeringsbeslissingen door hen inzicht te geven in de kwaliteit en kosten van het huidige informatielandschap versus  mogelijkheden van IT. Met dat inzicht creëert de organisatie draagvlak en transparantie voor de keuzes die zij maakt.
  • Verkrijg de benodigde IV (door IM)
    IM ziet erop toe dat IT leveranciers de IT diensten leveren volgens afspraak, conform beleid en volgens de verwachtingen van eindgebruikers en opdrachtgevers. Dat betekent dat IM voortdurend in gesprek moet blijven met alle betrokkenen over de kwaliteit en kosten van de geleverde diensten en bepaalt of bijsturing noodzakelijk is. 
  • Beheer en onderhoud van de huidige IV (door FB).
    FB zorgt ervoor dat de informatiesystemen en de IT diensten op operationeel niveau blijven aansluiten bij de behoeften van gebruikers door aan IM kennis te leveren over:
    • de wijze waarop bedrijfsprocessen worden uitgevoerd;
    • hoe gebruikers de informatiesystemen hierbij toepassen;
    • over welke functionaliteiten een informatiesysteem beschikt;
    • hoe de informatiestromen lopen;
    • welke afhankelijkheden er zijn met andere informatiesystemen en gegevensbestanden.

Veranderende werkwijzen en nieuwe IT ontwikkelingen hebben hun impact op deze aspecten. IM zorgt met deze kennis  ervoor dat aanpassingen aansluiten bij de wensen van de gebruikers.

Aansluiten bij gebruikers

Doordat er een continue dialoog is op alle lagen (verticaal) én tussen de gebruikers en IT (horizontaal) weten FB en IM zo samen eerder in te spelen op toekomstige mogelijkheden  en zorgen ze samen dat de IT diensten blijven aansluiten bij de behoeften van gebruikers.

Aanmelden voor de Functioneel Beheer Dag 2016

Meer weten over de stappen u verder nog kunt nemen om de unieke positie van FB en IM optimaal te benutten of wilt u hier met collega’s van andere organisaties over sparren? Gebruik dan de laatste aanmeldmogelijkheid voor de FB-Dag 2016 op donderdag 7 april! Kunt u er niet bij zijn, download dan de IMMO whitepaper waarin we precies uitleggen welke processen u moet uitvoeren om deze stappen te realiseren.