Updates.

Vier tips voor een realistische software begroting

Bijna iedere organisatie kent ze: software ‘horror stories’. Dit zijn software-realisatieprojecten die over de kop zijn gegaan, na verloop van tijd zijn gecancelled of met een miserabele kwaliteit zijn opgeleverd. In vrijwel alle gevallen kan dit voorkomen worden. Hoe? Door softwareprojecten op een realistische manier te begroten en op een professionele manier te bewaken. Zo kan het risico op een horror story geminimaliseerd worden. Hoe kunt u een realistische begroting maken waarmee u uw organisatie behoedt voor horror stories? Hierbij enkele hands-on tips.

tip 1 realistisch begroten

Tip 1: Baseer uw project niet (alleen) op een bottom-up of expertbegroting

Bij veel organisaties vormt de bottom-up-begroting, ofwel de expert-begroting, de basis voor een project. Experts vullen vanuit hun ervaring een work breakdown structure in en baseren hierop naar eer en geweten hun begroting. Uit onderzoek blijkt dat dit soort begrotingen vaak veel te optimistisch zijn. Hiervoor zijn verschillende oorzaken. Bijvoorbeeld de optimistische instelling van mensen, vergeten activiteiten en het feit dat uitvoerende medewerkers minder ervaren zijn dan de expert en daardoor meer tijd nodig hebben en ook meer fouten maken. Bovendien nemen experts de effecten van een korte doorlooptijd of maximale teamomvang vaak niet mee in de begroting. Kortom, experts kunnen zeker goede input leveren voor een begroting maar het is geen goed idee om de expertbegroting als enige basis voor een projectbegroting te gebruiken.

tip 2 realistisch begroten

Tip 2: Voorkom een te optimistische begroting

Het starten van een project met een te optimistische begroting resulteert vaak in problemen. De begroting is immers meer dan alleen een kostenplaatje. Het is de basis voor de business case, planning, resourcing, voortgangsrapportages, verwachtingen bij de opdrachtgever en aansluiting op de activiteiten van de business. Organisaties die gaandeweg een project merken dat de begroting te rooskleurig is, proberen deze tussentijds terug op de geplande koers te brengen. Maar dat blijkt in de praktijk zeer moeilijk, tot bijna onmogelijk. Zoals de bekende informaticus Frederick P. Brooks al schreef in zijn boek “The mythical man-month”: ‘Adding manpower to a late project, only makes the project later’.

Wat is het gevolg van een te optimistische begroting? Dat kunt u aflezen in onderstaande grafiek. Hier staat het effect van optimistische begrotingen (non-lineaire extra kosten) uitgezet tegen het effect van realistische begrotingen en pessimistische begrotingen (lineaire extra kosten – ook wel bekend als de wet van Parkinson).

software budgetteren sogeti

Een praktijkvoorbeeld om de grafiek toe te lichten: een organisatie start een project dat realistisch gezien 500.000 euro kost. Het wordt echter te optimistisch begroot. Daardoor valt het uiteindelijk alleen maar duurder uit. Want bij een begroting van 400.000 euro kan de werkelijke kostenpost zo maar oplopen tot 700.000 euro. Was hetzelfde project begroot op 600.000 EUR, dan komen de werkelijke kosten ook uit op 600.000. Dat lijkt dan een prima verlopen project, alleen had het dus wel goedkoper gekund.

tip 3 realistisch begroten

Tip 3: Gebruik top-down-begrotingen (parametrische begrotingen)

Top-down-begrotingsmodellen zijn erop gericht om realistische begrotingen op te stellen. Deze zijn gebaseerd op een objectieve omvangbepaling, relevante historische data en de non-lineaire invloed van relevante factoren als doorlooptijd en teamomvang. Dit soort begrotingen komt tot uiting in een distributie. Daardoor ontstaat inzicht in de risico’s van een project. Begrotingen die opgesteld zijn met dergelijke top-down-modellen bieden hierdoor aanvullende inzichten naast de bottom-up-begrotingen van experts. Het is opmerkelijk dat nog weinig organisaties in Nederland dit soort modellen gebruiken.

tip 4 realistisch begroten

Tip 4: Besteed de begroting uit aan een specialist

Binnen Sogeti is de afdeling Sizing, Estimating & Control (SEC) gespecialiseerd in en verantwoordelijk voor de top-down begrotingen. Projectaanbiedingen die Sogeti uitbrengt worden onderbouwt met een bottom-up- en een top-down-begroting. Hierbij wordt een intensieve vergelijking tussen beide gemaakt. Zo bent u er van verzekerd dat onze aanbieding realistisch, goed onderbouwd en daarmee verdedigbaar is. Daardoor biedt een dergelijke begroting u de grootst mogelijke kans op een succesvol project.

Wilt u zeker weten dat u uw softwarerealisatie baseert op de juiste, realistische begroting? Stuur dan een e-mail naar Harold van Heeringen, Software Cost Engineer.