In 5 stappen naar de cloud

Diederik Vieleers - Nog altijd hebben veel bedrijven angst voor de cloud. Die drempelvrees is het makkelijkst te overwinnen met kleine stapjes. “De voordelen zijn voor iedereen bereikbaar, op een schaal die bij de organisatie past.”

In februari 2012 schreef het Britse olie- en gasbedrijf BG Group zijn tien jaar oude SAP-HR-systeem af. In de bestuurskamer ging het toen ineens over de nieuwste technologie. Wat als we nu eens overstappen op de cloud? Met de Oracle Cloud-HR service die werd gekozen, krijgen de bijna 6.000 medewerkers van het bedrijf, in 20 landen, nu online trainingen en beoordelingen. En de kosten daarvoor? Die worden ruimschoots vergoed uit het schrappen van de bestaande infrastructuur bedoeld voor online trainingen. Ander voorbeeld: Rexel. De Amerikaanse distributeur van elektrotechnische materialen heeft de afgelopen twee jaar een transitie doorgemaakt van een productgedreven b2b-bedrijf naar een klantgerichte organisatie. Om dat te ondersteunen, koos Rexel ervoor bedrijfsbreed MS Dynamics CRM door te voeren. Zo werkt iedereen in de hele organisatie met hetzelfde systeem, dat op te schalen is wanneer nodig, en geen stof staat te vangen als het niet nodig is. Zo’n CRM-oplossing in de cloud is een klassieke voorloper voor bedrijven die de cloud verkennen.

In vijf stappen naar de cloud - Diederik Vieleers

Dé cloud bestaat niet

Overstappen naar de cloud is geen beslissing waarvoor je altijd meteen het hele bedrijf hoeft om te gooien. In feite is het meer een nieuwe vorm van sourcing. “Dé cloud bestaat helemaal niet”, zegt Diederik Vieleers, directeur Applications New Technology, ook verantwoordelijk voor clouddienstverlening bij Sogeti. “De cloud is voor iedere organisatie anders. Er zijn verschillende vormen, talloze mengvormen en hybride constructies die suggereren dat de stap naar een cloudoplossing alleen maar complex is. Maar de voordelen zijn juist voor iedereen bereikbaar, op een schaal die bij de organisatie past.”

Vaak hebben organisaties zelfs al een aantal cloudtoepassingen draaien, zonder dat ze daar op voorhand strategisch voor gekozen hebben, stelt Vieleers. “Businessmanagers gebruiken simpelweg hun creditcard om een cloudoplossing aan te schaffen en gaan aan de slag. Na verloop van tijd lopen ze tegen een integratieprobleem aan waarbij de cloudoplossing moet samenwerken met de bestaande architectuur. En willen ze gegevens uit die toepassing combineren met data uit de systemen die de organisatie van oudsher al heeft draaien. Dan wordt bij de IT-afdeling aangeklopt en ligt er ineens een governance en integratievraagstuk.” In zo’n geval is er sprake van doorgaans twee uitdagingen, weet Vieleers uit ervaring. “Enerzijds moet de transitie van bedrijfsonderdelen naar de cloud structureel goed verlopen, anderzijds moet de organisatie in control zijn over alle cloud- en legacy-systemen heen.”

Verkennen

Het is zeker niet ongewoon om stapsgewijs de cloud te verkennen. Logisch ook, want de vergrote afstand tot je gegevens is vaak wennen. Er heerst nog angst voor dataverlies of inbreuk op data. Veel bedrijven zijn wel te porren voor het proberen op onderdelen. De tenen in het zwembad. Zeker als de businesscase klinkend genoeg is. Dat is inmiddels op steeds meer terreinen het geval. Klantenbeheer dus, en HR- systemen, maar ook de boekhouding, advertentie- en reclameprocessen, data-opslag en zelfs zeer specifieke IT- applicaties als performance-testen. Zulke testen zorgen voor snelle besparingen, omdat licenties voor dergelijke software zeer prijzig zijn, terwijl het gebruik onvoorspelbaar is, typisch iets van af en toe. Dan is pay-per-use ineens een passende oplossing.

Microsoft rekende onlangs een scenario uit waarbij traditionele opslag werd afgezet tegen data-opslag in de cloud. Over een tijdsbestek van drie jaar bleek opslag in de publieke cloud pakweg 75 procent minder te kosten dan traditionele opslag, met behulp van een zogeheten ‘on premise IT-infrastructuur’. Het opslaan van data in de cloud levert dus enorme kostenbesparingen op ten opzichte van traditionele opslag. Ook omdat daarmee in de snel groeiende databerg makkelijk onderscheid kan worden gemaakt tussen warme (veelgebruikte) en koude (zelden geraadpleegde) data. Dat wat zelden gebruikt wordt, maar toch niet weg kan, kan in de cloud een kostenefficiënte oplossing vinden.

HRM in de cloud

Veel start-ups die hun organisatie nu vanaf nul opbouwen, leunen al zwaar op de voordelen van cloud computing. Ze prefereren lage maandelijkse lasten en pay-per-use boven hoge investeringen in servercapaciteit. Het is veel lastiger voor al langer bestaande bedrijven om de opgebouwde zekerheden te verlaten voor iets wat nog relatief onzeker is. Toch is de opmars van cloud computing ook in grote, volwassen organisaties onherroepelijk, signaleert Diederik Vieleers. “Voor vernieuwing van systemen nemen steeds meer organisaties cloudoplossingen als uitgangspunt.”

Kickstart

Sogeti biedt organisaties alle gelegenheid om stap voor stap kennis te maken met de voordelen van de cloud. Daarvoor heeft de IT-dienstverlener een uitgebreid aantal point solutions ontwikkeld. Zes maanden is meestal genoeg om vooroordelen bij organisaties weg te nemen, zegt Christiaan Hoos, Alliance Manager bij Sogeti. “ Ineens voelen ze wat we bedoelen met voordelen als pay-per-use, schaalbaarheid en instant capaciteit zonder investeringen in IT-infrastructuur. Het is als het ware een kickstart voor de acceptatie van meer cloudtoepassingen.”

In 5 stappen naar de cloud

  1. Stel een duidelijk doel vast Zonder doel geen richting. Wie een succesvolle transitie naar een clouddienst wil realiseren moet weten wat de missie precies is. Draait het om kostenbesparingen, flexibilisering, of om het verkrijgen van een functionaliteit die nu niet voorhanden is?
  2. Kies een cloudstrategie Wilt u primair gebruikmaken van een publieke of een private cloud? Dit hangt af van de eisen voor beveiliging en wet- en regelgeving en van de mate van standaardisatie en controle die een organisatie nastreeft. Een private cloud geeft meer controle, maar biedt minder schaalvoordelen en minder standaardisatie.
  3. Richt de cloud in Ook de cloud moet worden ingericht. Het is belangrijk hier de vertaalslag te maken van de doelstellingen en strategie naar de architectuur. Zet eerst een duidelijke stip op de horizon en bepaal op basis daarvan de strategie.
  4. Kies de applicaties Stel aan de hand van een checklist vast welke toepassingen het meeste baat hebben bij de cloud en wat de impact is van de migratie hiernaartoe. Sommige applicaties kunnen direct overgebracht worden. Andere hebben grotere aanpassingen nodig.
  5. Ga van beheer naar services Bij een grootschalige transitie is een herstart van de hele IT-organisatie noodzakelijk. De ‘u vraagt, wij draaien’-aanpak is niet meer. Van hoog tot laag moeten mensen in de organisatie leren denken in services. En de beheerorganisatie moet daarbij leren dat de cloudprovider al veel afdekt.

Private datacenter

Een voorbeeld daarvan is Zorggroep Charim, een grote woon- en zorgverlener voor ouderen. Deze organisatie doet een beroep op Sogeti voor de transformatie van een centrale serverinfrastructuur naar dynamische datacenters. Charim wil een stabiele en veilige werkomgeving bieden die zorgverleners en staf maximaal faciliteert. En waarin de zorgverleners via een persoonlijke omgeving eenvoudig actuele informatie kunnen delen en elkaar kunnen inspireren. De toegankelijkheid van deze zorginformatie is voor Charim van groot belang. Omdat de bestaande ITinfrastructuur van Charim dit niet ondersteunde, besloot de zorginstelling zijn verouderde systemen te vernieuwen en te laten beheren door één partij. Dan kon de IT-infrastructuur meteen worden klaargestoomd voor de toekomst. Daarbij wil Charim profiteren van pay-per-use, voor meer schaalbaarheid en daarmee flexibiliteit. Ook dit betreft weer een eerste stap. En omdat het hier om een zorginstelling gaat, zijn de data ook nog eens van gevoelige aard. Daarom werd gekozen voor een private cloud: een datacenter-oplossing, aangevuld met een centraal werkplekconcept met voor de vaste medewerkers geïntegreerde SaaS-oplossingen (Software-as-a-Service).

Aanzienlijke besparing

De kostenvoordelen voor Zorggroep Charim in de nieuwe situatie zijn aanzienlijk: de cloudoplossing kost veel minder dan het oude servergebruik. Die kostenbesparingen, met name door standaardisatie en automatisering van de IT-serviceprocessen, komen voort uit een vermindering van de operationele kosten waarbij het IT-personeel de handen vrij krijgt voor een meer klantgerichte serviceorganisatie. Omdat de organisatie nu wel degelijk gebruik leert maken van de typische kenmerken van clouddiensten, en ook de infrastructuur op de cloud gebaseerd is, is de opstap naar meer besparingen niet zo groot meer. Op die manier is de woon- en zorgverlener klaargestoomd voor uitbreiding naar de publieke cloud in de vorm van MS Windows Azure. De voorheen zo ingewikkeld lijkende overstap naar de cloud is hiermee ineens heel behapbaar geworden. Wat eens te meer aantoont: ook de grootste revolutie begint gewoon stap voor stap, one thing at a time.

Bezoek één van onze cloud events

Verbreed uw horizon. Kom naar één of meerdere van de Sogeti cloud cases en ontdek tijdens deze cloud events dat dé cloud niet bestaat.

Meld je aan voor de Sogeti cloud case events

Meer weten?

Voor meer informatie en/of advies voor úw cloud stuurt u een e-mail naar Diederik Vieleers of belt u hem via T: +31 886 606 600