OMWB klantcase Sogeti Smart Workspace webbanner

Digitale werkomgeving neemt werk van de OMWB uit handen

Sogeti versnelt digitale transformatie van de OMWB

“De tijdsbesparing van één RPA- toepassing is ongeveer 5 uur per dag”
- Edwin van Dongen, manager bedrijfsvoering - OMWB

De Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant (OMWB) werkt aan een schone, veilige en duurzame leefomgeving. De dienst wil zich snel aanpassen aan de toenemende werkdruk en veranderende wet- en regelgeving. Dankzij de Sogeti Smart Workspace sluiten systemen en applicaties beter aan op de werkzaamheden van de 350 medewerkers. Daarnaast geeft deze oplossing invulling aan strategische doelen.

Grote uitdagingen bij de OMWB zijn de toenemende werkdruk, grotere complexiteit van het werk en krapte op de arbeidsmarkt. Dit vraagt om een ecosysteem waarbinnen je eenvoudig en kostenvriendelijk kunt experimenteren met werkbesparende tools, data snel deelt met ketenpartners en werkplekken die werk uit handen nemen.

Het oude systeem bood onvoldoende innovatiekracht tegen een te hoge prijs. De knop moest om en OMWB vond in Sogeti de juiste partner. “Uiteindelijk draait het om kwaliteit (75%) en de prijs (25%) en die combinatie gaf de doorslag. We wilden over op het Microsoft platform en Sogeti had door wat er nodig was voor onze bedrijfsvoering en bood de juiste prijs. Dan win je,” zegt Edwin van Dongen, manager bedrijfsvoering OMWB

Perfecte ondersteuning

Eén van de onderdelen is de Sogeti Smart Workspace waarin medewerkers één ingang hebben tot de informatie, die ook is aangepast op hun persoonlijke behoefte. Bovendien biedt het een applicatieportaal, de interne appstore voor de medewerkers die binnen Teams met SharePoint integreert. Dit is nu volgens Van Dongen goed geregeld. “De hard- en software ondersteunt onze buitendienstmedewerkers en ook onze kantoormedewerkers perfect.”

Volledig geautomatiseerd in en uit dienst

Het indiensttredingsproces is volledig geautomatiseerd en dat garandeert een goede start voor nieuwe medewerkers. Zij beschikken direct na de indiensttreding over een account met de juiste toegangsrechten, zonder enige menselijke handeling, nou één dan. De werkgever klikt na een sollicitatiegesprek op ‘aannemen’. Vervolgens gaat de naam uit de sollicitatiebrief vanuit AFAS direct naar Sogeti en het account is klaar voor gebruik. Volledig automatisch.


“De tijdsbesparing van één RPA- toepassing is ongeveer 5 uur per dag.”
- Edwin van Dongen, manager bedrijfsvoering - OMWB


Robots verlagen werkdruk

Een veelgehoorde klacht van medewerkers bij overheidsorganisaties is het vele herhalende administratieve werk. Dat besteedt de OMWB tegenwoordig uit aan robots. Robotgestuurde procesautomatisering (RPA) beoordeelt bijvoorbeeld asbestsaneringen. Een robot beoordeelt elke aanvraag volledig automatisch. Mist er informatie? Dan zet de robot de zaak zo klaar dat een medeweker er direct mee aan de slag kan. “Dit werkt erg goed,” zegt Van Dongen, “De tijdsbesparing is ongeveer 5 uur per dag.”

Snel met RPA experimententeren

Robots verzetten nog veel meer werk en de lijst met potentiële toepassingen overschrijdt inmiddels de dertig. OMWB kan hiermee experimenteren, deze direct inzetten en opschalen. Werkt het niet goed? Dan zetten ze het uit zonder dat ze met kosten blijven zitten.

Tijdbesparende apps bouwen

Aanpassingen door nieuwe wet- en regelgeving kost veel handwerk. Dit moest slimmer én sneller. Sogeti adviseerde met de inzet van Power Apps. Met een intelligente vinklijst voeren ambulante medewerkers nu snel en foutloos veranderingen door. En de data stroomt direct in het kernsysteem. Over data gesproken, het op Azure gebaseerde datawarehouse zorgt voor een efficiënte datahuishouding, zowel intern en extern.

Dagelijks data delen

De 25 gemeentes en provincies willen natuurlijk zien wat de OMWB doet met de budgetten. En inzicht en vertrouwen krijg je alleen door financiële transparantie. Nu biedt de OMWB dagelijks rapportages aan via Power BI. De OMWB gaat een stap verder en ontwikkelt nieuwe rapportages door databronnen te combineren voor nog meer inzicht.


“Sogeti is een betrouwbare, fijne partner die ons echt naar een hoger niveau heeft getild en zorgt dat IT de OMWB helpt.”
- Jochem Pansier - manager Informatievoorziening – OMWB


Sogeti helpt bij security en governance

De OMWB is in omvang een middelgroot bedrijf, maar heeft wel een enterprise verantwoordelijkheid op het gebied van governance en security. Dat moet goed geregeld zijn, maar zelf een CSO of CISO en nog een hele trits aan adviseurs aanstellen is een brug te ver. “Het is daarom heel fijn om te vertrouwen op een partner als Sogeti met een hele bak aan kennis en ervaring,” zegt Pansier. Sogeti scant de omgeving waarmee ze onder andere het leveranciersmanagement verbeteren.

In control

Bovendien houdt Sogeti het applicatielandschap kritisch tegen het licht: “Bij de intake van een nieuwe applicatie vragen ze goed door en maken we een risk assessment. Dit stimuleert ons goed over alles na te denken zoals met welke leveranciers we willen samenwerken. Dit vind ik heel gaaf. Qua dienstverlening nemen we minder af waardoor we naar een hoger regieniveau zijn gegaan. Het voelt stukken beter dat we nu meer in control zijn.”

 

Deel deze klantcase
Logo OMWB


Sogeti maakt impact bij de OMWB

  • Toekomstbestendig, veilig platform
  • Werkplek die aansluit op medewerkers
  • Data snel en veilig delen met ketenpartners
  • Inzet van RPA
  • Snel kunnen experimenteren
  • Schaalbare IT
  • Kostenvriendelijk

Wat doet de Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant?

  • 40.000 controles
  • 600 vergunningen
  • 4.000 adviezen
  • 8.000 afgehandelde klachten

 


“Onze systemen zijn nu minder ingewikkeld en werken sneller tegen een lagere prijs,” 
- Edwin van Dongen, manager bedrijfsvoering - OMWB

Wil je meer weten?

Arjan Meijer Head of Cloud & Development
Phone number: +31650634609