Dit doet de hoogst gecertificeerde PMO-professional ter wereld

PMO als spin-in-het-web

Destijds was Maaike de administratief medewerkster die goed was met computers. Een cursus mini-programmeren. Werken met Excel en PowerPoint. Dat had ze allemaal al snel onder de knie. In één van haar eerste baantjes als manusje-van-alles bij een klein bouwbedrijf deed ze zo’n beetje alle ondersteunende werkzaamheden. Het facturatieproces, contracten opstellen of andere allerhande administratieve taken die op haar pad kwamen. Ze vond het heerlijk om als spin-in-het-web collega’s op weg te helpen. Inmiddels is die tijd niet meer te vergelijken met nu. Als ervaren PMO-professional is ze niet langer alleen ondersteunend maar vooral sturend in werkprocessen. Met meer dan 15 jaar ervaring richt ze zelf werkprocessen in met behulp van de meest effectieve instrumenten en methodologie in grote complexe organisaties.

PMO-professional en IPMA B

Voor de gemiddelde PMO-lead zijn het standaardiseren van werkprocessen en sturingsinformatie aanleveren, herkenbare taken en verantwoordelijkheden. Voor Maaike is dat het fundament. Een ervaren PMO-professional met een IPMA B certificaat is de grote verbinder in complexe organisaties met een sterke verandercultuur waarin bijvoorbeeld tegengestelde belangen zowel binnen als buiten de organisatie hoogtij vieren. Ook de complexe financiële structuur, grote diversiteit aan mensen en culturen, het hoge risicoprofiel van programma’s die directe impact hebben op de organisatiestrategie, stellen hoge eisen aan bijvoorbeeld communicatieve vaardigheden, automatiseren en organisatievermogen zoals teamwerk, planning en beheer. Het zijn slechts een paar competenties van de maar liefst 28 waar Maaike op getoetst is voor het behalen van haar IPMA B certificaat.

PMO in de toekomst

“Als je ’s ochtends je computer opstart, heb je vaak geen benul hoe anders de dag eindigt dan je had voorzien”, vertelt Maaike. “Tegelijkertijd is het zaak dat je in die veranderende omgeving wel structuur houdt waarbij alle teamleden helder op het vizier hebben waar we voor gaan. Waar een traditionele projectmanager voorop in de trein zit, zit de PMO-lead echt op de trein. Binnen mijn huidige project bijvoorbeeld is de programmamanager druk bezig met alle stakeholders en de lijnen voorwaarts. Zij stuurt de trein, heeft contact met de stations en controleert het zichtbare spoor. Bij onzekerheden schakelt ze mij in. Ik help het team bij de planning, bezetting en realisatie van activiteiten. Organiseren, documenteren, vragen beantwoorden, helpen prioriteren, focus houden op de kern van ons werk en wat daarvoor opgeleverd moet worden. Dat is mijn rol. Zo verbind ik alle losse eindjes aan elkaar. Ik loop dus in de trein om te zien of alle bagage goed vast zit, of er nog plek genoeg is voor nieuwe bagage, hoe het met de passagiers gaat en ik hou in de gaten of alle treinstellen goed vastzitten. Wat ik op kan lossen los ik op. Kunnen we sneller of moeten we langzamer? Dan geef ik een seintje aan de manager. Zo werken we samen voor het beste resultaat.”  

De opkomst van AI

Met de komst van AI blijft het PMO-vak zich razendsnel ontwikkelen. Zo wordt sturingsinformatie nu nog vaak handmatig ontwikkeld. Dankzij de slimme technologie komt sneller en betere informatie beschikbaar. Ook dat wordt een nieuwe uitdaging voor de PMO-er. Hoe de samenwerking tussen mens en machine zo effectief mogelijk te maken voor de organisatie. Hoe dan ook zal die verbindende en sturende rol van de PMO-professional altijd nodig blijven!