De sleutel tot succes voor PMO-Consultants

PMO bij Sogeti 

PMO staat bij Sogeti voor het zijn van een betrouwbare partner voor alle stakeholders, waarbij zij de organisatie begeleiden in het bereiken van strategische doelstellingen door middel van vakmanschap en betrokkenheid. Met een breed scala aan opleidingen en certificeringsmogelijkheden zorgt Sogeti ervoor dat het maximale uit de PMO’ers wordt gehaald en het vakmanschap naar een hoger niveau wordt getild. 

Eén van de certificeringen die Sogeti waardevol vindt voor de PMO-consultants is het IPMA-PMO certificeringstrack met daarin alle niveaus van D t/m uiteindelijk A. Sogeti heeft samen met andere partijen aan de wieg gestaan van de ontwikkelingen van het IPMA-PMO-track. Deze certificeringen zijn het bewijs van de mate van vakkundigheid én vaardigheden van een PMO-professional.  

De certificering kent verschillende ervaringsniveaus waarbij wordt geleerd om het eigen functioneren kritisch te beoordelen en theoretische kennis op te doen van alle aspecten binnen het vakgebied.  

Dit artikel focust zich op de inhoud en waarde van de IPMA-PMO certificeringen.  

Competenties binnen IPMA-PMO 

IPMA-PMO kent drie verschillende competenties; de contextuele, gedragsmatige- en vaktechnische competentie.  

De contextuele competenties gaan over het doorvoeren van veranderingen en geven inzicht in hoe dit samenhangt met de interne en de externe omgeving. Deze competenties gaan over het begrijpen van de omgeving en hoe deze aansluit op de visie, missie en strategie van de organisatie. Er wordt gekeken naar de plek van het project binnen de organisatie en met welke externe factoren je te maken kan krijgen. Deze competenties geeft PMO-consultants handvaten om bij ieder nieuw project met een beter begrip van de klant aan de slag te gaan.  

De gedragscompetenties geven inzicht in het omgaan met andere mensen, ze richten zich op het persoonlijk leiderschap en de verbinding met anderen. Het focust met name op de soft skills die van extreem belang zijn voor een goede PMO. Het gaat over de vraag hoe de PMO-consultant persoonlijk gedrag kan verdiepen en versterken en kan zorgen voor een effectievere samenwerking. Daarna wordt gefocust op hoe je deze kennis en inzichten effectief in verbinding kunt brengen met anderen. Er wordt aandacht besteed aan leiderschapsstijlen en stijlen in conflicthantering die voor een PMO-consultant interessant zijn om te kunnen toepassen in verschillende situaties. 

Met de vaktechnische competenties bereidt de PMO-consultant zich voor op de samenwerking met de projectmanager. De competentie-elementen binnen het ‘praktijk’-gebied zijn noodzakelijk om een project op te starten, de uitvoering te managen en af te sluiten. Dit geeft de PMO-consultant een breed scala aan theoretische kennis die in variatie kunnen worden toegepast afhankelijk van de aard, de omvang en de complexiteit van het project en andere factoren. Hierbij gaat het bijvoorbeeld over de projectfases, de zakelijke rechtvaardiging, plannen en rapporteren.  

De levenscyclus van een project 

De levenscyclus van een project bestaat volgens IPMA uit een projectdefinitiefase en ten minste één uitvoeringsfase. Voordat het project start kan eerst de projectvoorbereidingsfase doorlopen worden om de slagingskans voor een succesvol project te verhogen. Dit is een fase waarin de fundamentele basis gelegd wordt voor het project, maar de fase behoort niet tot het project.  

In de projectdefinitiefase wordt de basis gelegd voor de uitvoering van het project en wordt de uitvoeringsfase door de opdrachtgever geautoriseerd. De Project Manager stelt in deze fase het projectmanagementplan en een faseplan op voor de uitvoeringsfase(n). Wanneer het zeker is dat het project gaat starten kan projectsupport, waar de PMO zijn rol heeft, al in deze fase ingericht worden. In dit geval worden de PMO-consultants aangesteld en richten zij zelf de benodigde procedures en instrumenten in. Hoe dit wordt ingericht is afhankelijk van de omvang en de complexiteit van het project en de context waarbinnen het project moet worden uitgevoerd. De belangrijkste taken zijn het inrichten van de administratie, helpen bij opstellen van planningen en begrotingen, het bewaken van de voortgang, het opstellen van rapportages en het verzorgen van de communicatie.  

De uitvoeringsfase is de fase waarin het projectresultaat wordt gerealiseerd. De werkpakketten worden uitgedeeld en de individuele teams kunnen aan de slag. IPMA omschrijft dat deze fase uit één of meerdere sub fasen kunnen bestaan, afhankelijk van de grootte en complexiteit van het project. In een softwareontwikkelingsproject wordt aangeraden om sub fasen op te stellen voor: ontwerp, voorbereiding, realisatie en implementatie. Het doel is om aan het eind van deze fasen het eindproduct op te leveren. De implementatie kan een fase binnen het project zijn of als een losstaand project worden opgepakt, hierbij moet een goede kennisoverdracht plaats vinden zodat er geen kennis verloren gaat tijdens het afsluiten van het realisatieproject en opstarten van het implementatieproject.  

De PMO-consultant in de uitvoeringsfase   

Tijdens de uitvoeringsfase is de PMO-consultant het meest betrokken. De vorm hangt af van de mate van volwassenheid van de organisatie en de wijze waarop de PMO-diensten zijn ingericht. In sommige gevallen bestaat er een permanent PMO-office wat op basis van ‘best practices’ en vastgelegde processen en procedures werkt voor de gehele organisatie. De voornaamste taken in deze fase voor PMO zijn gefocust op projectborging, besturing en batenbeheersing.  

De PMO-consultant is betrokken bij het beheersen van de scope. Tijdens de uitvoeringsfase kan het gebeuren dat er wijzigingen plaatsvinden in de op te leveren resultaten die vastgelegd waren in de scope. Als men dit niet bewaakt kan onbedoeld en onopgemerkt de scope wijzigen, dit wordt scope creep genoemd. Het bewustzijn van de mogelijkheid op scope creep is één ding, maar IPMA geeft handvaten hoe hiermee om te gaan door middel van gestructureerd configuratie management en wijzigingsbeheer.  

Door het toepassen van goed wijzigingsbeheer worden alle wijzigingsverzoeken, afwijkingen van specificaties en overige problemen beheerst. Met de IPMA-PMO certificeringen heeft de PMO-consultant de juiste kennis over het juist registreren en monitoren hiervan en over het proces dat gevolgd kan worden.  

Configuratiemanagement omvat volgens IPMA de volgende fases: plannen, identificeren, beheren, status verantwoorden en verifiëren. Een PMO-consultant is vooral betrokken bij de laatste drie stappen. Hij fungeert als schakel die het overzicht bewaart en hierover rapporteert.  

De kracht van de PMO-consultant ligt daarnaast ook in het creëren van rapportages. De PMO-consultant analyseert de data en kan deze vertalen van data naar waardevolle informatie op vele aspecten binnen het project. Denk aan het bewaken van de projectorganisatie, financiën, planning, kwaliteitsbewaking, contractuele verplichtingen, e.d.  

IPMA-PMO geeft het belang weer van het rapporteren, onder andere in de filosofie van Demming. Hierin wordt omschreven dat binnen een project moet worden gewerkt volgens de Plan (het opstellen van het plan), Do (het uitvoeren van het plan), Check (het monitoren of het ook echt wordt uitgevoerd) en Act (het nemen van corrigerende maatregelen) cyclus. De PMO-consultant geeft inzicht en advies over de status van het project en op basis daarvan kan bepaald worden hoe het vervolg van het project aangepakt moet worden.  

De waarde van de PMO-consultant 

De combinatie van de drie competenties van IPMA-PMO geven de PMO-consultant een brede basis. Van theoretische kennis op het vakgebied tot het leren kritisch beoordelen van eigen functioneren. De praktische toepassing van de kennis tijdens de levenscyclus van een project maakt de PMO-consultant een gelijkwaardige sparringpartner van de projectmanager, die kritisch meedenkt en de projectorganisatie in staat stelt succesvol te zijn. 

Dit past naadloos in het doel van Sogeti PMO-consultants: Het bieden van waardevolle ondersteuning aan projecten, programma’s en portfolio’s en ervoor zorgen dat deze effectief, efficiënt en volgens alle spelregels worden uitgevoerd. 

Ook extra waarde toevoegen aan jouw project? 

Meer weten over hoe Sogeti waarde toe kan voegen aan jouw initiatieven? Bekijk dan de onderstaande pagina of neem dan contact op met Maaike.

PMO bij Sogeti