Je kunt de mooiste rapportages maken in Power BI. Maar als blijkt dat je daarmee geen pdf kan maken voor je leidinggevende, is dat mooie rapport ineens veel minder waard. Hoe dat komt? Goed mogelijk dat de pdf-functionaliteit in de tenant settings uitstaat zonder dat gebruikers daar weet van hebben.
Inmiddels kent Power BI maar liefst 130 tenant settings cruciaal voor de juiste spelregels rondom het gebruik van deze datavisualisatietool binnen Microsoft 365. In twee jaar tijd is het aantal tenant settings toegenomen van zo’n 30 naar 130 te zetten vinkjes in het admin proces. Zo waar een publiek geheim dankzij de verborgenheid in de gewrochten van de software. Ook omdat Microsoft doorgaans geen melding maakt van de zoveelste nieuwe setting. Tegelijkertijd zijn deze tenant settings bepalend voor het veilig en prettig werken met Power BI. Dus is het zaak dat IT-beheerders regie krijgen over het admin proces voor een verantwoord Power BI gebruik.
Sta je gebruikers toe rapportages op internet te publiceren? Is CI/CD applicatieontwikkeling aan de orde? Wat als gebruikers rapportages met externe partners willen delen? Of zogeheten custom visuals willen gebruiken? Het zijn slechts een paar te maken keuzes die zich vertalen naar de juiste vinkjes aan- of uitzetten in het Power BI admin proces. Het is min of meer een invuloefening gebaseerd op eerder gemaakte architectuurkeuzes en gebruiksscenario’s. Echter, de praktijk is weerbarstiger. Bij veel organisaties staan tenant settings open zonder dat IT daar weet van heeft. Simpelweg omdat prioriteit of beleid voor Power BI tenantbeheer ontbreekt. Waar dan te beginnen?
Noem het een bouwkundig rapport van je Power BI huishouding. Zoals je ook met een koophuis doet, kan het geen kwaad een flinke thermometer in het Power BI landschap te steken voor inzage in de huidige stand van alle tenant settings. Daarbij is het van belang misverstanden te voorkomen over de betekenis en impact van de vinkjes die eerder aan- of uitgezet zijn. Het moet voor beheerders begrijpelijk zijn welke functionaliteit in het tenantbeheer uit- en aangezet kan worden. En belangrijker nog, met welke impact dat gepaard gaat. Als je de keuze hebt, bijvoorbeeld wanneer Power BI nog nauwelijks gebruikt wordt, is zoveel mogelijk dicht zetten van de settings de meest veilige weg. Vervolgens kun je Power BI functionaliteit stap-voor-stap verder uitbreiden op basis van gebruiksscenario’s, architectuurbeleid en bijvoorbeeld beschikbare licenties.
Meer tenant settings
Het wordt anders als Power BI al volop in gebruik is. Daarbij zijn datavolwassenheid en al dan niet gewend zijn aan een self-service omgeving van grote invloed op de te maken keuzes in de tenant settings. Hoe dan ook is prioriteren vanuit security perspectief de meest effectieve start. Daarbij zijn de te maken keuzes geen kwestie van goed of fout. Wat voor een bank een absolute no-go is om rapporten met externen te delen, kan voor een energiebedrijf juist van groot belang zijn in de intensieve samenwerking met externe aannemers.
Ongeacht de type organisatie is Power BI tenantbeheer een zaak van IT. In tegenstelling tot beheerders in de business kan een IT-beheerder de technische consequenties beter overzien. Het helpt wel als de Power BI beheerder uit het datadomein komt en actief samenwerkt met architecten, data managers en relevante betrokkenen vanuit de business.
In een rap tempo breidt het aantal tenant settings zich uit. Dat is nauwelijks nog bij te houden als je daar niet de juiste tooling voor hebt. Je kunt een Microsoft API gebruiken die de tenant setting uitleest. Maar dat kost natuurlijk weer ontwikkeltijd. Het alternatief is een dashboard die alerts geeft zodra nieuwe settings worden toegevoegd. Vraag je eigen IT-partner naar zo’n dashboard. Dat maakt het leven van de Power BI tenantbeheerder een stuk makkelijker!
Meer blogs lezen van Daan? Lees ook: Geen controle over nieuwe tenant settings? Zo neem je de controle terug!
Meer weten over regie op Power BI gebruik? Neem contact op met Marijn Uilenbroek, Data Consultant of ga naar Data Services.