5 Redenen om over te stappen op Microsoft Teams

5 Redenen om over te stappen op Microsoft Teams

Met ingang van september 2019 zijn alle nieuwe Office 365-klanten aan Teams toegevoegd en hebben ze geen toegang meer tot Skype for Business Online. Als bestaande klant van Skype for Business (Online) kun je nog wel kiezen. Wat zijn de voordelen van Microsoft Teams en waarom zou je als organisatie overstappen op Microsoft Teams?

1. Altijd verbonden met collega's 

Met Microsoft Teams ben je altijd verbonden met je collega’s. Naast de Microsoft Teams applicatie die je op je laptop en desktop kunt installeren heb je ook toegang tot Microsoft Teams met iedere moderne browser. Daarnaast kun je Microsoft Teams ook installeren op je mobiele telefoon.  Op deze manier kun je op ieder gewenst moment van de dag contact hebben met je collega’s en zien of ze beschikbaar zijn door de status van aanwezigheid (presence) te raadplegen. Contact kan bestaan uit een chat of een audio- en videogesprek.

Chatten in Microsoft Teams

 

2. Effectief communiceren en vergaderen 

Microsoft Teams maakt het mogelijk om real-time met collega’s te communiceren binnen en buiten je eigen organisatie. De gesprekken vinden plaats op één plek en worden ook op één plek opgeslagen (persistent chat). Dit stelt nieuwe teamleden in staat om eerdere communicatie terug te zoeken en te lezen, waardoor ze sneller op de hoogte zijn. Wanneer je een belangrijk bericht plaatst in Microsoft Teams kun je een Team, Kanaal of persoon vermelden in je bericht met een @-mention. De betreffende personen krijgen dan een notificatie van dit bericht. Een bericht kan ook gemarkeerd worden als belangrijk, naast het betreffende kanaal komt dan een uitroepteken te staan. Tijdens een vergadering in Microsoft Teams kunnen direct notulen worden gemaakt, bestanden worden gedeeld en een whiteboard worden gebruikt. Deze gegevens zullen bij deze vergadering worden opgeslagen, zodat ze later eenvoudig teruggevonden kunnen worden. Wanneer er collega’s zijn die de vergadering niet kunnen bijwonen, kan de vergadering worden opgenomen en later terug worden bekeken. 

Vergaderen met notulen in Microsoft Teams

 

3. Eenvoudig samenwerken 

Met Microsoft Teams kun je samenwerken met personen binnen en buiten je eigen organisatie. Personen buiten je eigen organisatie kunnen als gast worden toegevoegd aan het team en kunnen deelnemen aan vergaderingen, gesprekken en samenwerken in bestanden. Samenwerken in documenten kan met meerdere gebruikers tegelijkertijd in een document. Er vindt automatisch versiebeheer op documenten plaats en er is dus één waarheid. Dit document kan vervolgens worden gedeeld in een kanaal bij een chatbericht. Bijvoorbeeld om een review van het document te vragen aan je teamleden. Wanneer je contact hebt met een collega en je wil graag dat deze collega op afstand met je meekijkt, dan kun je jouw scherm delen. Dit kan zelfs vanaf je mobiele telefoon.

Eenvoudig samenwerken in Microsoft Teams

 

4. Integratie van apps, bots en connectors

Met apps kun je inhoud van jouw favoriete services vinden en deze direct in Teams delen. Je kunt services vastmaken aan de bovenkant van een kanaal, met bots chatten of taken delen en toewijzen. In de Teams Store zijn op dit moment meer dan 200 apps te vinden. 

Bots

Bots zijn geautomatiseerde programma's die vragen kunnen beantwoorden en meldingen kunnen verzenden over zaken die een gebruiker interessant vindt. Gebruikers kunnen via bots interactie hebben met cloudservices, zoals het beheren, plannen en het opvragen van de status van taken in een Teams-chat. Teams biedt ondersteuning voor bots in privé chats en kanalen. Zo kunnen we bijvoorbeeld allerlei vragen stellen aan de ‘Who bot’ om informatie van collega’s te raadplegen. Zoek bijvoorbeeld op naam door een naam in te typen, of stel een vraag “wie is de manager van Eugène?”of “met wie werkt Eugène samen?”. 
 
Connectors

Connectors verzenden inhoud en statusmeldingen naar kanalen van services die je vaak gebruikt, zodat het team altijd op de hoogte is. Met connectors ontvangen Teams-gebruikers updates van populaire services in hun Teams chats. Denk aan Twitter, Trello, Wunderlist, GitHub en Azure DevOps Services. In dit voorbeeld krijgen we een bericht van Wunderlist wanneer er een taak is aangemaakt. 

5. Security & Compliance 

Beveiliging en compliance zijn natuurlijk essentieel in een dergelijke omgeving. Microsoft Teams is gebouwd op basis van de hyper-scale, enterprise-grade cloud van Office 365 en bevat dezelfde geavanceerde functies voor beveiliging en compliance. In Microsoft Teams wordt two-factor authentication en single sign-on via Active Directory afgedwongen voor het volledige team en de volledige organisatie. Gegevens worden versleuteld overgedragen (encryption in transit) en opgeslagen (encryption at rest). Daarnaast biedt Microsoft Teams ondersteuning voor zoekopdrachten in auditlogboeken, eDiscovery en functies voor juridische bewaarplicht voor kanalen, chatgesprekken, bestanden en beheer van mobiele toepassingen via Microsoft Intune. Deze instellingen kunnen worden beheerd in het Office 365-beveiligings- en compliancecentrum. 

Meer informatie?

Bestanden, chats en apps worden in Teams dus samengebracht in één geïntegreerde app met functionaliteit waarmee organisaties sneller en efficiënter kunnen (samen)werken. Ben je benieuwd naar de mogelijkheden die Microsoft Teams jouw organisatie kan bieden? Neem contact op of bekijk wat wij doen op het gebied van de Smart Workspace in de cloud!

Kan ik je helpen?

Principal Consultant Office 365 +31625406979