De Human Bug in SAP-projecten:
Waarom menselijke factoren het verschil maken

Waarom SAP-implementaties vaak mislukken

Veel organisaties zien een SAP-project als een IT-klus. Maar een SAP-implementatie is geen technisch project; het is een bedrijfstransformatie. Je verandert processen, rollen en werkwijzen. Dat vraagt om meer dan technologie: het vraagt om Change Management, communicatie en betrokkenheid van mensen.

Zoek op “waarom ERP-projecten falen” en je ziet regelmatig oorzaken, zoals: onvoldoende betrokkenheid van eindgebruikers, gebrekkige communicatie, weerstand tegen verandering. Technologie werkt, maar mensen haken af.

Een bekend voorbeeld: een Europese retailer investeerde €600 miljoen in SAP. Het systeem werkte technisch, maar werd niet gebruikt. Waarom? Medewerkers waren niet meegenomen in de verandering. Uiteindelijk ging men terug naar legacy-systemen. Les: zonder adoptie geen waarde.

Drie pijlers voor een succesvolle SAP-transformatie

1. Ontwikkel een sterke strategie: test én change

Een solide teststrategie is onmisbaar. Het geeft structuur, spelregels en vertrouwen. Maar vergeet niet: naast een teststrategie heb je een veranderstrategie nodig. Waarom? Omdat je niet alleen software oplevert, maar ook gedrag verandert.

Een goede veranderstrategie bevat:

• Het waarom: Waarom stappen we over? Wat levert het op voor de organisatie?
• Stakeholderanalyse: Wie moet je betrekken? Wie heeft invloed?
• Communicatieplan: Zonder communicatie geen verandering.
• Risicomanagement: Niet alleen technisch, maar ook op menselijk vlak.
• Verankering: Training, support en borging voor blijvende adoptie.

Combineer deze strategieën vanaf de start. Zo voorkom je dat testers en change managers elkaar in de weg zitten en creëer je synergie.

2. Betrek de juiste mensen: kennis én invloed

Succesvolle SAP-projecten gebruiken ‘de business’ effectief en betrekken key users, end users en change champions. Selecteer niet alleen op kennis, maar ook op informele invloed. Mensen spiegelen zich aan collega’s die ze vertrouwen. Zet deze ambassadeurs in om draagvlak te creëren.

Maak onderscheid tussen:

• Key users: Actief betrokken bij requirements, testen en training.
• End users: Betrokken in acceptatietesten en dagelijkse praktijk.
• Change champions: Ambassadeurs die enthousiasme en draagvlak creëren.

Geef deze mensen tijd en mandaat. Verwacht niet dat ze dit “erbij doen”. Reserveer uren, bied training en erken hun rol.

3. Communiceer continu en doelgericht

Zonder communicatie geen verandering. En communicatie is meer dan een intranetbericht of een kick-off. Het is een doorlopende dialoog, afgestemd op verschillende doelgroepen.

Drie vragen staan centraal:

• Waarom is dit belangrijk voor de organisatie?
• Wat betekent dit voor mij als medewerker?
• Hoe gaan we dit doen?

Gebruik persona’s om boodschappen te personaliseren. Zet verschillende kanalen in: video’s, Q&A-sessies, informele updates. En vooral: luister. Feedback is geen hinder, maar een kans om vertrouwen te bouwen.

Praktische tips voor SAP-projecten

Begin vroeg

Betrek testers en change managers al in de Prepare-fase. Hoe eerder je hen aan tafel hebt, hoe beter je risico’s kunt inschatten en strategieën kunt afstemmen. Wacht niet tot de eRalisatie start; dan ben je te laat om draagvlak op te bouwen.

Gebruik SAP Activate als leidraad

Van Discover tot Run: elke fase vraagt om menselijke aandacht. SAP Activate biedt een duidelijke structuur, maar vergeet niet om in elke stap te kijken naar impact op processen én mensen. Technologie is slechts één kant van het verhaal.

Meet adoptie, niet alleen oplevering

Een systeem dat technisch werkt, maar niet gebruikt wordt, is een mislukking. Monitor niet alleen of SAP live staat, maar ook of medewerkers het gebruiken zoals bedoeld. Kijk naar KPI’s zoals inlogfrequentie, procesdoorlooptijden en feedbackscores.

Investeer continu in training

Training is geen eenmalige actie, maar maak leren onderdeel van de cultuur. Bied e-learnings, praktijkworkshops en refresh-sessies aan. Hoe beter mensen zich ondersteund voelen, hoe groter de kans op blijvende adoptie.

Maak succes zichtbaar

Vier ook de kleine overwinningen. Deel mijlpalen via intranet of nieuwsbrieven. Laat zien wat de verandering oplevert, niet alleen voor de organisatie, maar ook voor teams en individuen. Succes motiveert én verbindt.

Conclusie: Technologie + Mensen = Succes

Wil je dat jouw investering rendeert? Zie je project niet als een IT-klus, maar als een organisatieverandering. Combineer strategie, communicatie en betrokkenheid met deze praktische tips. Maak van feedback, training en zichtbare successen geen losse acties, maar een doorlopende lijn. Dan wordt jouw SAP-transformatie geen hoofdpijndossier, maar een succesverhaal.

Jeanine Hoogerbrug, SAP Test Expert, deelde haar visie tijdens de sessie ‘De human bug in SAP-projecten’ op QX Day 2025. Kijk hieronder de volledige presentatie terug.