Zo zorg je voor stabiliteit in de overstap naar S/4 HANA

Wat voor IT reden is om de overstap te maken naar S/4 HANA, is bijvoorbeeld voor financiële collega’s niet echt een argument. Stabiliteit en betrouwbaarheid zijn misschien wel het allerbelangrijkste dat een CFO koestert. Heel fijn al die flexibiliteit maar de reguliere week- of maandrapportages gaan daar nauwelijks van profiteren. Toch komt ook de CFO er niet mee weg om alles bij het oude te houden. Nu het einde van de ondersteuning van SAP ECC per 2028 nadert, is het hoog tijd de migratie op de agenda te zetten. Niet dat het morgen moet gebeuren, maar heel veel langer wachten is geen optie. Alleen al de voorbereiding van zo’n transformatie vraagt flink wat tijd. Dat begint bij draagvlak creëren binnen de hele organisatie want de migratie naar S/4 HANA is echt niet alleen een technische upgrade. Het is een transformatie die de gehele organisatie raakt. Nieuwe technologie heeft immers impact op alle bedrijfsprocessen.

Onderzoek leert dat CFO’s zich vooral zorgen maken over de transfer van master data naar de nieuwe omgeving. Bovendien is de vrees dat financiële collega’s straks veel meer moeten gaan doen met minder resources. En de veiligheid van alle bedrijfskritische gegevens staat op het spel. Met dataharmonisatieproblemen of zelfs verlies van data als gevolg. Nog maar niet te spreken over de downtime of vertraging die wordt gevreesd omdat systemen bijvoorbeeld niet goed getest zijn. Bovendien vraagt een geheel nieuwe tool om een andere manier van werken, aangepaste rapportages en uiteindelijk ook een organisatiewijziging.

Al met al een onheilspellend vooruitzicht waar weinig CFO’s op zitten te wachten. Dan toch maar uitstellen? Nee, de enige manier is een goede voorbereiding van de migratie die inzet op het koesteren van stabiliteit en betrouwbaarheid. Zo is het zaak een goed beeld te krijgen van alle processen over alle systemen heen. Objectieve kennis van de status quo helpt bij het opstellen van een goede business case met het koesteren van stabiliteit als uitgangspunt. De business case bevat eveneens een aanpak. Zo moet duidelijk worden of systemen volledig vervangen gaan worden, oude systemen worden overgeheveld naar een nieuwe omgeving of alleen bepaalde onderdelen gemigreerd worden. Welke aanpak het ook gaat worden: Bij elk scenario hoort een gedegen business assurance strategie plus uitvoering die van begin tot eind inzet op het voorkomen van genoemde doemscenario’s. Dat vraagt om een gedegen teststrategie waarbij bijvoorbeeld regressietesten van bestaande functionaliteit worden gedaan en voortdurend test cases ontwikkeld worden voor nieuwe functionaliteit want de omgeving verandert constant, ook als SAP straks updates actief gaat pushen.