Navigeren door weerstand als PMO’er

Uitdagende taak

Judith kwam vier jaar geleden bij Sogeti, nadat ze een bachelor en een master had afgerond. Ze studeerde Sociaal Juridische Dienstverlening aan de Hogeschool van Amsterdam, maar kwam er tijdens haar studie al achter dat ze organisaties en organisatieveranderingen interessanter vond. Tijdens haar Minor heeft ze een pre-master gedaan en vervolgens een master Beleid, communicatie en organisatie aan de Vrije Universiteit van Amsterdam.  

In haar recente opdracht als PMO’er binnen de bankensector had ze de uitdagende taak om een systeemmigratie en -implementatie te begeleiden. Het doel was om het portfoliomanagement bij de klant te verbeteren door over te stappen naar een nieuwe tool, Jira Align. “Deze ervaring was leerzaam en zat vol waardevolle lessen over verandering, weerstand en samenwerking.” 

De uitdaging van de systeemmigratie 

“De bank waar ik werkte, had al jaren een gevestigde manier van werken. Echter, bij het huidige portfoliomanagement liepen we tegen een aantal zaken aan: Er werd in verschillende systemen gewerkt de verschillende systemen synchroniseerden niet goed met elkaar. Het Management Team had geen goede actuele inzichten, wat wel cruciaal is om goed te kunnen sturen.  

De introductie van Jira Align werd gezien als een broodnodige stap om ons portfoliomanagement te optimaliseren, maar zoals vaak het geval is bij verandering, was er aanzienlijke weerstand. Vooral van de product owners, die al lange tijd bij de bank werkten en vertrouwd waren met de oude systemen en processen. 

Als PMO’er bevond ik me in een tussenpositie. Aan de ene kant stimuleerde het management de implementatie en aan de andere kant waren de product owners sceptisch over de nieuwe tool. Dit creëerde interne conflicten en spanningen waar ik zo goed mogelijk mee om probeerde te gaan. 

Omgaan met weerstand

De weerstand die ik tegenkwam, vond ik eerst lastig om mee om te gaan. Het was duidelijk dat de verandering niet makkelijk geaccepteerd zou worden, vooral niet omdat de nieuwe manier van werken in eerste instantie ingewikkeld en onbekend was. Ik gebruikte verschillende technieken om met deze weerstand om te gaan en iedereen mee te krijgen in het migratie- en implementatieproces. Onderstaande stappen zijn geïnspireerd op het IPMA-D traject wat ik heb doorlopen.  

1. Luisteren en Begrip Tonen: Een van de eerste stappen die ik nam, was het organiseren van een reeks informatieve sessies en workshops die uiteindelijk meer dienden als luister- en feedbacksessies. Dit stelde me in staat om de zorgen en angsten van de product owners te begrijpen en hun het gevoel te geven dat ze zich gezien en gehoord voelen.  

2. Communicatie en Transparantie: Regelmatige updates en transparante communicatie over de voordelen van Jira Align en de voortgang van de migratie waren cruciaal. Ik zorgde ervoor dat iedereen op de hoogte was van de voortgang en hoe de nieuwe tool zou bijdragen aan efficiënter portfoliomanagement. 

3. Training en Ondersteuning: We hebben uitgebreide trainingen en ondersteuning georganiseerd om ervoor te zorgen dat iedereen zich comfortabel voelde met Jira Align. Dit zorgde ervoor dat de product owners stap voor stap vertrouwd raakte met de nieuwe manier van werken.  

4. Betrokkenheid van Sleutelfiguren: Ik maakte van de meest gerespecteerde product owners ambassadeurs van de nieuwe tool. Hun goedkeuring en enthousiasme hielpen om de scepsis bij anderen te verminderen. 

5. Kleine Overwinningen Vieren: Door kleine successen en mijlpalen te vieren, konden we een gevoel van vooruitgang en positieve verandering creëren. Dit hielp om de motivatie te verhogen en de overgang soepeler te laten verlopen. 

Succesvol afronden

Dankzij deze aanpak geïnspireerd door het IPMA-D traject zijn we erin geslaagd om dit migratieproject naar Jira Align succesvol af te ronden. Na deze migratie stelde het nieuwe systeem ons in staat om ons portfoliomanagement beter te regelen en leverde verbeteringen op in de transparantie, efficiëntie en effectiviteit van onze processen. De eerder ontbrekende managementinformatie maakte het nu mogelijk om verschillende projecten in een programma te kunnen prioriteren en sturen. 

De reis was niet zonder obstakels, maar het was de moeite waard. Het heeft me waardevolle inzichten gegeven in veranderingsmanagement en de kracht van effectieve communicatie en samenwerking. 

Kansen om te leren

Deze ervaring heeft mij laten zien hoe belangrijk het is om weerstand te zien als een kans om te leren en te groeien. En om te accepteren dat je niet altijd iedereen tevreden kan houden. Door begrip en empathie te tonen, open en transparant te communiceren, en ondersteuning te bieden, kunnen we vrijwel iedereen meenemen in een veranderingsproces, zelfs als er aanvankelijk weerstand is.” 

PMO bij Sogeti

Wil jij ook jouw portfoliomanagement optimaliseren en de weerstand bij veranderingen verminderen? Laat je inspireren door Judith’s ervaring en ontdek hoe Sogeti jouw organisatie kan helpen. Of wil jij net als Judith een impact maken op organisaties en je carrière als PMO’er versnellen? Bekijk dan onze PMO-vacatures via de knop hieronder.  

Wil je nog meer weten rond om PMO bij Sogeti? Neem dan contact met me op!