Is de Functioneel Beheerder de ideale Product Owner?

Iedereen is het er over eens: Het professioneel invullen van de rol van Product Owner is cruciaal voor het succesvol zijn binnen een Agile werkwijze.

Wat is eigenlijk die rol van Product Owner?

  1. Specificeren van de User stories: Helder omschrijven van Product Backlog items;
  2. Impact analyse
  3. Backlog prioriteren en DoD: Ordenen van Product Backlog items, om doelen en missie op de beste manier te behalen; Optimaliseren van de waarde van het werk dat het Ontwikkelteam uitvoert;
  4. Communiceren: Ervoor zorgen dat de Product Backlog zichtbaar, transparant en duidelijk is voor iedereen, en dat het laat zien waar het Scrum Team als volgende aan gaat werken;
  5. Acceptatietesten: Het zorgen voor een gedegen uitvoering van de testen.
  6. Implementeren: Er voor zorgdragen dat de gebruikers goed op de hoogte zijn van de nieuwe functionaliteit en het ook daadwerkelijk gebruiken zoals het bedoeld is.

En voor welke processen is de Functioneel Beheerder ook al weer verantwoordelijk?

  1. Gebruiksbeheer
  2. Wijzigingenbeheer
  3. Functionaliteitenbeheer
  4. Transitie (implementatie)

Bij elk van deze vier gebieden zijn vier hoofdactiviteiten benoemd, waarvoor functioneel beheer verantwoordelijk is. Deze zijn weergegeven onderstaande figuur.

proces overzicht functioneel beheer

Hoe past de Functioneel Beheerder op de rol van Product Owner?

Erg goed. In de onderstaande tabel is een mapping opgenomen van de activiteiten die bij de rol van Product Owner horen ten opzichte van de taakgebieden binnen Bisl.

bisl taakgebeid

Kortom, de dagelijkse activiteiten van de Product Owner passen erg goed binnen het taakgebied van de Functioneel Beheerder.

Natuurlijk heeft een Functioneel Beheerder nog meer taken dan alleen de taken van de Product Owner. Hierbij springt het BiSL cluster Gebruiksbeheer er met name uit. En juist het feit dat een Functioneel Beheerder dit ook als aandachtsgebied heeft, maakt hem misschien wel tot een ideale Product Owner.  Doordat de Functioneel Beheerder in het kader van deze taken dagelijks contact heeft met de gebruikers, zijn de lijnen erg kort en is hij hierdoor in staat om snel de juiste besluiten te nemen.

Wat voor extra eisen stelt de rol van Product Owner aan de Functioneel Beheerder?

Binnen de Agile aanpak worden wel extra eisen gesteld aan de teamleden. Het team is Multi-disciplinair en oplossingsgericht. Ook moet het vaak opereren onder grote tijdsdruk omdat de deadlines altijd dicht bij zijn. Daarom moeten de lijnen kort zijn en moet de Product Owner snel besluiten kunnen nemen.

Dit stelt een aantal eisen aan de Functioneel Beheerder:

  • Goede communicatieve en onderhandelingsvaardigheden om het belang van zaken als documentatie en incidenten onder de aandacht te brengen en te houden
  • Goed kunnen coördineren
  • Kennis van Agile en SCRUM, zodat de Functioneel Beheerder zo optimaal mogelijk kan functioneren in het Agile-team
  • Een proactieve, flexibele en oplossingsgerichte houding
  • Gedegen kennis van de te beheren applicatie(s) en de omgeving
  • Goede relatie met zijn achterban. De gebruikers.

Hoe wordt een Functioneel Beheerder in de rol van Product Owner extra succesvol?

Om een een FB-er extra succes te maken in de rol van PO, zijn er wel een aantal zaken randvoorwaardelijk:

  1. Uitgaande van de doelstelingen van Functioneel beheer is het zaak dat in een Agile omgeving de FB’er de ruimte en vooral de tijd krijgt en heeft om hieraan invulling te geven.
  2. In de traditionele ontwikkelomgevingen was het al zo, maar juist ook binnen de Agile-werkwijze moet  het voor het volledige team duidelijk zijn wat de rol en het mandaat van de FB’er moet zijn in het geheel. Ook moet het voor de FB’er het helder zijn wat zijn rol op dat moment is in het team.
  3. Zorg er voor dat voor de Functioneel Beheerder duidelijk is hoe hij dagdagelijks de prioriteiten moet bepalen. Zeker als de Functioneel Beheerder betrokken is het in incident-proces.
  4. Realiseer je dat de Product owner sterk gestuurd wordt op een (soms korte termijn) projectresultaat en de Functioneel Beheerder op het beschikbaar zijn van de Applicaties Daarom is het belangrijk dat de Functioneel Beheerder niet volledig wordt opgenomen in het Agile-team, maar ook dagelijkse binding moet houden met Functioneel Beheer.

Conclusie; Is de Functioneel Beheerder de ideale Product Owner?

Misschien wel. Zeker als het een Functioneel  Beheerder is, die werkt maakt van zijn vakmanschap. Belangrijk is wel dat de randvoorwaarden zoals hier boven beschreven zijn ingevuld. Dan heb je een Product Owner zitten die echt een hele goede bijdrage kan leveren aan de vernieuwing of releasematig onderhoud en tevens zorg kan dragen voor een optimaal gebruik van de applicatie.

Meer weten over Functioneel Beheer of Agile? E-mail dan met Harm Pul of bel hem via: +31 886 606 600