In vier maanden een compleet nieuw, sociaal Intranet

Klant.

De Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO.nl) ondersteunt ondernemers bij duurzaam, agrarisch, innovatief en internationaal ondernemen. Dat doet RVO.nl door subsidies te verstrekken, zakenpartners te vinden, kennis te delen en ondernemers te helpen om te voldoen aan wet- en regelgeving. Het doel is om de kansen van ondernemers te vergroten en hun positie te versterken. RVO.nl werkt in opdracht van ministeries en de Europese Unie.

De RVO.nl is onderdeel van het ministerie van Economische Zaken. De organisatie bestaat sinds 2014 en is ontstaan uit een fusie van Agentschap NL en Dienst Regelingen. Na de fusie zijn er ook taken van de Productschappen bij RVO.nl ondergebracht. RVO.nl stelt dienstverlening aan de ondernemer centraal. Door een slimme organisatie en digitale communicatie zorgt de rijksdienst voor een soepele en optimale dienstverlening. RVO.nl werkt in binnen- en buitenland samen met overheden, kennisinstellingen, internationale organisaties en tal van andere partnerorganisaties.

Vraag.

Door de samenvoeging van Agentschap NL en Dienst Regelingen vanaf 1 januari 2014, ontstond de sterke behoefte aan een gezamenlijk Intranet. “Vanuit het oogpunt van medewerkerbinding en -betrokkenheid vonden we het belangrijk dat medewerkers van beide organisaties zich meteen thuis zouden voelen op het nieuwe Intranet”, zegt Marlon Debidien, Productowner Intranet en Senior Projectleider bij RVO.nl “Ook wilden we vanaf dag één onze medewerkers in staat te stellen om snel collega’s te kunnen vinden. Dat betekende dat er in relatief korte tijd een compleet nieuw, sociaal Intranet opgebouwd moest worden.”
 

Oplossing.

RVO.nl wilde de bouw van het Intranet met behulp van SCRUM aanpakken vanwege de flexibiliteit en wendbaarheid van deze aanpak. Sogeti leverde een team van Drupal-specialisten, een tester, een beheerder en een SCRUM-master. Vervolgens ging dit team samen met de Product Owner van RVO.nl direct met deze uitdagende opdracht aan de slag.

Sprints

Het team bouwde in zes sprints van drie weken een compleet Intranet in Drupal7. Dit is inclusief single-sign-on (geen aparte inlogprocedure als men op het netwerk is ingelogd), een importfunctie die medewerkerprofielen aanmaakt , een interne marktplaats, uitgebreide zoekmogelijkheden, de mogelijkheid om reacties op artikelen te plaatsen en te ‘liken’, vacatures, nieuwsberichten, evenement-kalenders en een deel met allerhande interne informatie.

User Stories

Het team van Sogeti startte elke sprint met een planningsessie waarin de Product Owner op basis van grafische designs de gewenste user stories toelichtte. Met behulp van planning-poker werd de scope van de sprint vastgesteld, waarna het team aan de slag ging. Het team sloot de sprints af met Sprint Reviews, een aantal keer gevolgd door een Gebruikers Acceptatie Test.

Interactie

Na de zes functionele sprints besteedde het Sogeti-team een sprint aan het voorbereiden van de livegang van het Intranet. Dit vond plaats op 31 december 2013. “De livegang is vlot verlopen. Dus in het nieuwe jaar beschikten we meteen over een goed functionerend Intranet”, zegt Debidien.“Bovendien is ons nieuwe Intranet door de gebruikers erg enthousiast ontvangen. Er ontstond direct een goede online interactie tussen verschillende medewerkers. En dat was precies wat we voor ogen hadden.”

Centraal Portaal

Na de livegang is het Sogeti-team doorgegaan met het toevoegen van nieuwe functionaliteit en het verbeteren van de performance op basis van een gebruiksanalyse van het Intranet. Deze ontwikkeling zal naar verwachting nog een tijd doorgaan omdat het Intranet als centraal portaal van de organisatie moet gaan fungeren.

Marlon Debidien (Productowner Intranet RVO.nl)

'Met het nieuwe Intranet voor de RVO.nl organisatie hebben we in een zeer korte tijd een kwalitatief platform neergezet wat vernieuwend, verbindend, sociaal en inspirerend is. Samen met Sogeti hebben we het bijna onmogelijke, mogelijk gemaakt waarbij pragmatisme, flexibiliteit en samenwerking de kernwoorden waren.'

Sander Bosma – Scrummaster Sogeti

“Het bouwen van het Intranet was een mooie uitdaging. Met een klein en hecht team hebben we een topprestatie geleverd. De livegang was natuurlijk een spannend moment, maar we waren vol vertrouwen. Afgaande op de reacties en het actuele gebruik van het Intranet hebben we de opdrachtgever een mooi platform gegeven om de fusie-organisatie op het gebied van informatievoorziening te faciliteren.”

Meer informatie?

Bent u ook op zoek naar een Drupal-oplossing voor uw bedrijf? Mail dan contact Robert Jan ten Dijke of bel hem op via 088-6606600.